Access im Unternehmen

Im Beitrag „Abhängige Kombinationsfelder“ (www.access-im-unternehmen.de/****) haben wir beschrieben, wie wir per 1:n-Beziehung verknüpfte Daten in zwei aufeinanderfolgenden Kombinationsfeldern erst filtern und dann auswählen können. Im vorliegenden Beitrag gehen wir einen Schritt weiter und schauen uns an, wie wir abhängige Kombinationsfelder in gebundenen Formularen darstellen. In Formularen in der Einzelansicht gelingt dies ohne Probleme. In der Endlosansicht und der Datenblattansicht stoßen wir jedoch auf Einschränkungen, die wir mehr oder weniger gut umgehen können. Wie das gelingt, lesen Sie ebenfalls in diesem Beitrag.

Ein Kombinationsfeld mit hunderten Einträgen ist mehr Last als Hilfe. Wählt der Benutzer aber zuerst eine Kategorie, lässt sich die Liste im zweiten Feld auf eine überschaubare Handvoll eindampfen. Genau das leisten abhängige Kombinationsfelder: Die Auswahl im ersten Feld bestimmt, was im zweiten zur Verfügung steht. Wie das gelingt – vom einfachen Grundgerüst bis zu den Feinheiten, die im Alltag den Unterschied machen -, zeigt der vorliegende Beitrag.

Access bietet von Haus aus eine komfortable Datenbindung für Formulare: Man trägt eine Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle ein, bindet die Steuerelemente über ihren Steuerelementinhalt an Felder – und Access erledigt den Rest. Wer jedoch sicherstellen möchte, dass seine Tabellen nicht von außen ausgelesen werden können, darf keine Tabellen oder Tabellenverknüpfungen mehr im Frontend haben. Wir müssen uns also nach einer Alternative umsehen. Dazu entfernen wir alle kritischen Elemente aus dem Frontend und bauen die Formulare um. Aber wie greifen wir auf die Daten zu? Dazu nutzen wir die Recordset-Eigenschaft von Formularen und Steuerelementen. Diese können ein per VBA zusammengestelltes Recordset nutzen. In diesem ersten Teil zeigen wir, wie das mit einfachen Detailformularen und in der Datenblattansicht funktioniert. Danach bauen wir unser Wissen aus und beschäftigen uns mit Haupt- und Unterformularen und Steuerelementen wie dem Kombinations- und dem Listenfeld.