Access im Unternehmen

Im ersten Teil dieser Beitragsreihe haben wir gezeigt, wie das Filterformular in eine eigene Datenbank eingebaut und bedient wird. In diesem zweiten Teil werfen wir einen Blick hinter die Kulissen: Wie ist das Filterformular aufgebaut, wie erkennt es den Feldtyp aus dem Recordset, wie baut es den SQL-WHERE-String zusammen, wie funktioniert die dynamische Höhenanpassung – und welche technischen Besonderheiten mussten gelöst werden. Einige dieser Lösungen sind nicht auf den ersten Blick offensichtlich, liefern aber wertvolle Denkanstöße für eigene Projekte.

Access bietet von Haus aus komfortable Möglichkeiten zum Filtern von Datensätzen – über das Ribbon, über das Dropdown-Menü im Spaltenkopf des Datenblatts oder über eigene Filtereigenschaften des Formulars. Diese Lösungen stoßen jedoch schnell an ihre Grenzen, sobald man komplexere Filterbedingungen kombinieren möchte oder dem Benutzer eine moderne, übersichtliche Filteroberfläche bieten will. Wir stellen in dieser zweiteiligen Beitragsreihe ein universell einsetzbares Filterformular vor, das sich mit wenigen Handgriffen in jedes bestehende Formular einbauen lässt. Im ersten Teil zeigen wir, wie das Filterformular eingebaut und bedient wird. Der zweite Teil beleuchtet die Programmierung hinter den Kulissen.

Access bietet von Haus aus eine komfortable Datenbindung für Formulare: Man trägt eine Tabelle oder Abfrage als Datensatzquelle ein, bindet die Steuerelemente über ihren Steuerelementinhalt an Felder – und Access erledigt den Rest. Wer jedoch sicherstellen möchte, dass seine Tabellen nicht von außen ausgelesen werden können, darf keine Tabellen oder Tabellenverknüpfungen mehr im Frontend haben. Wir müssen uns also nach einer Alternative umsehen. Dazu entfernen wir alle kritischen Elemente aus dem Frontend und bauen die Formulare um. Aber wie greifen wir auf die Daten zu? Dazu nutzen wir die Recordset-Eigenschaft von Formularen und Steuerelementen. Diese können ein per VBA zusammengestelltes Recordset nutzen. In diesem ersten Teil zeigen wir, wie das mit einfachen Detailformularen und in der Datenblattansicht funktioniert. Danach bauen wir unser Wissen aus und beschäftigen uns mit Haupt- und Unterformularen und Steuerelementen wie dem Kombinations- und dem Listenfeld.