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Online-Hilfe mit Access

André Minhorst, Duisburg

Datenbankanwendungen sollten in der Regel eine Benutzeroberfläche beinhalten, die dem Anwender ein intuitives und einfaches Arbeiten ermöglicht. Wenn die Datenbankanwendung nun auch noch mit relativ wenigen Funktionen auskommt, dann können Sie diese auch ohne größere Anleitung an die Anwender verteilen. Sobald aber mit Intuition nichts mehr zu erreichen ist, weil entweder die Komplexität der Anwendung zu groß wird oder die Funktionen einfach erklärungsbedürftig sind, sollten Sie dem Anwender zur Seite stehen und ihm den Umgang mit Ihrer Anwendung erleichtern.

Arten von Programm-Hilfen

Für die Unterstützung des Anwenders beim Umgang mit Ihrer Applikation gibt es eine Reihe von Möglichkeiten. In den folgenden Abschnitten lernen Sie vier unterschiedliche Wege kennen, von denen zwei später genauer beschrieben werden.

Hilfe in Bezeichnungsfeldern

Einfache Erklärungen, die z. B. für die Zusammenarbeit mit einem Assistenten erforderlich sind, können leicht in Form eines Bezeichnungsfeldes an Ort und Stelle untergebracht werden.

Hilfe per SteuerelementTip-Text

Umfangreiche Formulare mit vielen erklärungsbedürftigen Eingabefeldern können sicher nicht zu jedem der Eingabefelder ergänzende Texte enthalten. Falls die Erklärungen kurz sind - also die Länge einiger Sätze nicht überschreiten - und keine Abbildungen benötigt werden, können Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der Eingabeformulare verwenden.

Hilfe auf Papier

Obwohl das papierfreie Büro hier und dort propagiert wird, ist ein Handbuch für eine umfangreiche Dokumentation immer noch weit verbreitet. Formate wie PDF bieten dem Anwender die Möglichkeit, zwischen der Bildschirmvariante und dem bedruckten Papier zu wählen.

Das Medium Papier hat allerdings große Nachteile, wenn es um das schnelle Nachschlagen einer bestimmten Funktion oder Ähnliches geht. Bevor man in Handbüchern mit schlecht gepflegtem Index und Inhaltsverzeichnis fündig wird, hat man in der Regel schon auf Umwegen die Lösung für das Problem herausgefunden.

Die PDF-Variante bietet immerhin die Möglichkeit, über Inhaltsverzeichnis, Index und teilweise sogar Querverweise schnell zu den gewünschten Stellen zu springen. Auch hier gibt es allerdings keine Garantie für einen sorgfältig ausgearbeiteten Index.

Hilfe per SteuerelementTip-Text

Wenn Sie nur kurze Bemerkungen oder Anleitungen zur Erläuterung einer Funktion oder eines Steuerelements benötigen, können Sie die Eigenschaft SteuerelementTip-Text der unterschiedlichen Steuerelemente verwenden.

Hier können Sie den Text zur Erläuterung eingeben. Der eingegebene Text wird angezeigt, sobald sich der Mauszeiger über dem entsprechenden Steuerelement befindet.

Die Eigenschaft finden Sie, wenn Sie ein Formular in der Entwurfsansicht öffnen, das gewünschte Steuerelement aktivieren und im Eigenschaftsfenster das Registerblatt Andere aktivieren (s. Abb. 1).

Abb. 1: Festlegen der Eigenschaft SteuerelementTip-Text

Abb. 2: SteuerelementTip-Text in Aktion

Abb. 2 zeigt, wie der SteuerelementTip-Text in der Praxis aussieht. Ein SteuerelementTip-Text kann bis zu 255 Zeichen lang werden. Da die Darstellung einer solchen Zeichenkette in einer einzigen Zeile optisch nicht besonders ansprechend ist, können Sie hier auch Zeilenumbrüche unterbringen.

Komfortabel geht das, wenn Sie mit der rechten Maustaste das Kontextmenü des Textfeldes für die Eigenschaft SteuerelementTip-Text akti-vieren und dort den Eintrag Zoom auswählen.

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie den gewünschten Text bequem eintippen können. Zeilenumbrüche geben Sie mit der Tastenkombination Strg + Eingabetaste ein.

Einbinden einer Online-Hilfe in
Access

Die Möglichkeiten zum Einbinden der Online-Hilfe hängen stark von der verwendeten Access-Version ab. Die hier verwendete Anwendung zur Erstellung der Online-Hilfe ist die aktuellste Software, die von Microsoft für diesen Zweck zur Verfügung gestellt wird.

Access 97 unterstützt Sie daher nur mäßig, während Sie mit Access 2000 und Access 2002 wesentlich mehr Freude daran haben werden.

Online-Hilfe mit
Access 97

Unter Access 97 ist die einfachste Möglichkeit der Einbindung der Aufruf per Schaltfläche. Damit können Sie allerdings nur die erstellte Online-Hilfe ohne Angabe einer bestimmten Seite öffnen.

Hinweis

Access 97 ist für die Verwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem Vorgänger des HTML Help Workshop erstellt wurden. Zwar kann Access 97 auf Hilfe-Dateien zugreifen, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden, allerdings ist der Aufwand vergleichsweise hoch und kann an dieser Stelle leider nicht beschrieben werden. (

Um die Online-Hilfe per Schaltfläche aufzurufen, gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie das gewünschte Formular in der Entwurfsansicht.
  • Legen Sie eine neue Schaltfläche namens cmdHilfe an und beschriften Sie diese beispielsweise mit ? Hilfe.
  • Hinterlegen Sie für die Ereigniseigenschaft Beim Klicken der Schaltfläche die nachfolgende Prozedur. (
  • Private Sub cmdHilfe_Click()

        Call Shell("hh.exe " _
            & Left(CurrentDb.Name, _
            Len(CurrentDb.Name) - _
            Len(Dir(CurrentDb.Name))) _
            & "Fahrtenbuch.chm", _
            vbMaximizedFocus)

    End Sub

    Die Prozedur verwendet die Shell-Funktion zur Ausführung eines Kommandozeilenbefehls - in diesem Fall den Aufruf der Anwendung hh.exe.

    Mit dieser Anwendung zeigen Sie die nachfolgend angegebene Hilfe-Datei an. Der Aufbau des Dateinamens geht davon aus, dass sich die Hilfe-Datei im gleichen Verzeichnis wie die Anwendung befindet. Falls Sie einen anderen Pfad wählen, müssen Sie den folgenden Ausdruck durch den gewählten Pfad ersetzen:

        Left(CurrentDb.Name, _
            Len(CurrentDb.Name) - _
            Len(Dir(CurrentDb.Name))

    Der letzte Parameter des Shell-Aufrufs gibt an, dass die Hilfe-Datei in einem maximierten Fenster angezeigt werden soll.

    Online-Hilfe mit neueren
    Access-Versionen

    Neuere Access-Versionen sind für die Anwendung von Hilfe-Dateien ausgelegt, die mit dem HTML Help Workshop erstellt wurden.

    Die Kombination beider Anwendungen bietet die Möglichkeit, die Online-Hilfe über die Taste F1 oder über die Direkthilfe der Anwendung aufzurufen. Dabei können Sie definieren, welche Seite die Online-Hilfe beim Öffnen der Hilfe-Datei anzeigen soll.

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