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Zusammenfassung

Erfahren Sie, wie Sie mit der PivotChart-Ansicht Daten in Formularen und Berichten grafisch aufbereiten können und dynamisch auf diese zugreifen.

Techniken

Formulare, Berichte, PivotChart-Ansicht

Voraussetzungen

Access 2002 und höher

Beispieldateien

PivotCharts.mdb

Shortlink

www.access-im-unternehmen.de/785

Grafische Auswertungen mit PivotCharts

André Minhorst, Duisburg

Diagramme stellen Daten oft viel anschaulicher dar, als es pure Zahlenkolonnen können - erst recht, wenn diese Zahlen im Verhältnis zueinander dargestellt werden sollen. Access bietet seit Version 2002/XP die beiden Ansichten PivotTable und PivotChart für Tabellen, Abfragen und Formulare an. Dieser Beitrag zeigt, welche Möglichkeiten die PivotCharts bieten.

Anlass für diesen Beitrag ist ein weiterer Beitrag namens Tomatengetriebene Programmierung (www.access-im-unternehmen.de/*791). Dort geht es um eine Datenbank zur Verwaltung von Aufgaben und der Zeit, die für die Erledigung der Aufgaben aufgewendet wurde. Die Tabellen der dort verwendeten Datenbank liefern ausreichend Futter für die Beispiele des vorliegenden Beitrags.

Zeiteinheiten pro Tag

Die erste Auswertung soll auf der x-Achse das Datum und auf der y-Achse die geleisteten Zeiteinheiten für alle Aufgaben des Tages darstellen.

Die notwendigen Daten finden Sie in der Tabelle tblToDos (s. Abb. 1). Diese Tabelle enthält das Datum einer Tätigkeit sowie die aufgewendeten Zeiteinheiten (hier Pomodori genannt). Die Aufgabe, auf die sich die Tätigkeit bezieht, ist hier nicht interessant - wir wollen lediglich sehen, wie viel Zeit über die letzten Tage investiert wurde.

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Abb. 1: Datenherkunft des ersten Beispieldiagramms

Wir wollen ein Formular in der PivotChart-Ansicht anzeigen und müssen dazu zunächst einmal die Datenherkunft auf die richtige Tabelle einstellen und die in der PivotChart-Ansicht benötigten Felder zum Entwurf des Formulars hinzufügen.

Legen Sie also zunächst ein neues, leeres Formular namens frmPomodoriProTag an und tragen Sie die Tabelle tblToDos als Datenherkunft ein. Fügen Sie dann die beiden Felder Pomodori und ToDoDatum zum Detailbereich des Formulars hinzu (s. Abb. 2).

pic016.png

Abb. 2: Vorbereiten des Formulars für die PivotChart-Ansicht

Nun wechseln Sie gleich in die PivotChart-Ansicht und finden das Bild aus Abb. 3 vor. Das Formular bietet nun mehrere sogenannte Drop-Zones, in die Sie die Felder aus der Diagramm-Feldliste ziehen können. Es gibt dort die folgenden Möglichkeiten:

pic017.png

Abb. 3: Die PivotChart-Ansicht im Roh-Entwurf

  • Filterfelder
  • Datenfelder
  • Reihenfelder
  • Rubrikenfelder

Für uns ist zunächst der Bereich Datenfelder interessant. Das Diagramm soll die Anzahl der Pomodori in Abhängigkeit vom jeweiligen Kalendertag darstellen. Das Feld Pomodori liefert also die anzuzeigenden Daten, das Feld ToDoDatum die Rubriken.

Wenn Sie das Feld Pomodori auf den mit Datenfelder hierhin ziehen markierten Bereich ziehen, geschieht möglicherweise etwas Überraschendes: Die übrigen Dropzonen verschwinden und Sie können keine weiteren Felder mehr hinzufügen. In diesem Fall verwenden Sie vermutlich Access 2010 ohne Service Pack - dort gab es zumindest auf dem Rechner, auf dem die Beispieldatenbank zu diesem Beitrag erstellt wurde, einige Probleme mit dem Konfigurieren von PivotCharts. Nach der Installation von Service Pack 1 funktionierte allerdings auch das Hinzufügen der Felder zu den Dropzonen der PivotChart-Ansicht.

Nach dem Hinzufügen des Feldes Pomodori zeigt die PivotChart-Ansicht zunächst einen großen Balken an, dessen Wert der Anzahl aller Pomodori entspricht (s. Abb. 4).

pic018.png

Abb. 4: Ohne Einteilung in Kategorien wie etwa das Datum summiert die PivotChart-Ansicht einfach alle Werte des Datenfelds.

Zum ersten PivotChart fehlt nun nur noch das Hinzufügen des Feldes ToDoDatum zur Dropzone mit der Bezeichnung Rubrikenfelder hierher ziehen.

Das Ergebnis sehen Sie in Abb. 5: Es werden nun die Pomodori-Zahlen über der Zeit angezeigt.

pic019.png

Abb. 5: Sobald Sie das Datumsfeld als Rubrikenfeld hinzugefügt haben, werden die Pomodori-Zahlen auf die einzelnen Daten aufgeteilt.

Damit das Diagramm den gesamten Platz im Formular einnimmt, müssen Sie die Dropzonen mit und ohne Füllung ausblenden. Dies gelingt etwa unter Access 2010 über den Ribbon-Eintrag Entwurf|Einblenden/Ausblenden|Dropzonen oder unter Access 2003 mit dem Menübefehl Ansicht|Dropbereiche (s. Abb. 6).

pic020.png

Abb. 6: Ohne Dropzonen nimmt das Diagramm den gesamten Formularbereich ein.

Die Anzeige im Diagramm sieht wie gewünscht aus, die Beschriftungen der Werte stimmen - fehlen nur noch die Achsentitel. Um diese zu ändern, öffnen Sie das Eigenschaftsfenster der PivotChart-Ansicht (am schnellsten per Alt + Eingabe) und geben dort die gewünschten Werte ein.

Um zu den Eigenschaften eines bestimmten Elements des PivotCharts zu gelangen, klicken Sie dieses einfach an - das Eigenschaftsfenster wechselt dann das Objekt (s. Abb. 7).

pic021.png

Abb. 7: Zum Ändern verschiedener Eigenschaften wie etwa der Achsenbeschriftung konsultieren Sie das Eigenschaftsfenster.

Sie können die Ansicht im Eigenschaftsfenster jedoch auch direkt an Ort und Stelle ändern: Auf der Seite Allgemein finden Sie dazu ein entsprechendes Kombinationsfeld (s. Abb. 8).

pic022.png

Abb. 8: Sie können den Bereich mit den zu ändernden Eigenschaften auch direkt im Eigenschaftsfenster auswählen.

Diagrammtyp einstellen

Möglicherweise entspricht der aktuell angezeigte Diagrammtyp nicht Ihren Wünschen. Dann können Sie diesen wechseln, indem Sie im Eigenschaftsfenster zum Registerreiter Typ springen und dort den gewünschten Diagrammtyp auswählen.

Der Diagrammtyp wird direkt nach der Auswahl auf das aktuelle Diagramm angewendet (s. Abb. 9). Sie können also unbekümmert durch die verschiedenen Diagrammtypen navigieren und so ausprobieren, welcher am besten für die gewünschte Darstellung geeignet ist.

pic023.png

Abb. 9: Es stehen einige Diagrammtypen zur Verfügung. Sie stellen diese über die Registerseite Typ des Eigenschaftsfeldes ein.

Achtung: Es gibt einige Diagrammtypen, wie gestapelte Säulen, gestapelte Balken et cetera, die den Anteil der Zahlenwerte an der Gesamtzahl verdeutlichen.

Wenn Sie zu solch einem Typ wechseln, ändert dieser das Zahlenformat der jeweils betroffenen Achse auf Allgemeine Zahl. Sie müssen dieses dann im Register Format des Eigenschaftsfensters wieder auf das gewünschte Zahlenformat zurücksetzen.

Achsenbeschriftung anpassen

Die Achsenbeschriftungen können Sie ebenfalls anpassen.

Dazu öffnen Sie das Eigenschaftsfenster, klicken auf die anzupassenden Achsenbeschriftungen und wechseln im Eigenschaftsfenster zur Registerseite Skalierung. Dort können Sie benutzerdefinierte Werte als Miniminum, Maximum sowie als Intervall angeben (s. Abb. 10).

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