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Datenzugriffsseiten mit Access 2000

Autor: André Minhorst, Duisburg

Seit Access 2000 gibt es eine neue Technologie, die den Zugriff auf die Daten von Access-Datenbanken über das Internet ermöglicht. Genau genommen handelt es sich um eine neue Objektart, die den Formularen ähnelt. Der Unterschied ist, dass Datenzugriffsseiten nicht nur bei geöffneter Access-Datenbank, sondern auch als HTML-Seite angezeigt werden können.

Datenbankzugriff via Internet

Der Datenbankzugriff via Internet kann auf unterschiedliche Arten erfolgen. Eine der bekanntesten Arten ist der Zugriff mittels ASP-Seiten. ASP-Seiten sind prinzipiell HTML-Seiten, die auf dem Internet-Server erst auf eine Anfrage hin dynamisch zusammengestellt werden. Dabei schickt der Anwender eine mittels HTML-Formular zusammengestellte Anfrage an den Webserver. Ein ASP-Skript stellt dann die entsprechenden Informationen aus der Datenbank zu einer HTML-Seite zusammen. Die HTML-Seite wiederum erscheint danach im Browser des Anwenders.

Bei Access 2000 erwartet den Microsoft-Anwender eine Alternative: Mit der neuen Objektart, den Datenzugriffsseiten, können Sie beliebige Datenbankinhalte auf HTML-Seiten anzeigen.

Vorteile von Datenzugriffsseiten

Datenzugriffsseiten haben Vor- und Nachteile. Zu den Vorteilen gehört, dass der gelernte Access-Entwickler sich keine neue Programmiersprache aneignen muss, er kann mit den vorhandenen Kenntnissen praktisch sofort loslegen. Die vorhandenen Steuerelemente ähneln denen der Formulare und Berichte, sind allerdings nicht mit ihnen identisch. Wenn man eine Datenzugriffsseite erstellt, entsteht automatisch eine HTML-Seite. Access speichert die Datenzugriffsseiten nicht wie die anderen Objekte in der Datenbank, sondern als separates Dokument. Im Datenbankfenster sehen Sie lediglich eine Verknüpfung auf die Datenzugriffsseite. Ein weiterer Vorteil ist, dass Sie keinen Internet-Server benötigen, um die Daten abzurufen.

Nachteile von Datenzugriffsseiten

Je nachdem, in welcher Art und Weise Sie Datenzugriffsseiten einsetzen möchten, entstehen auch Nachteile durch einige Einschränkungen beim Zugriff auf die Datenbank.

Die erste Einschränkung liegt darin, dass Datenzugriffsseiten nicht mit jedem x-beliebigen Browser, sondern nur mit dem Internet Explorer aufgerufen werden können. Die zweite Einschränkung ist noch schwerwiegender: Die Anzeige der Daten setzt voraus, dass auf dem aufrufenden Rechner Office 2000 installiert ist.

Einsatzgebiet von Datenzugriffsseiten

Durch die genannten Einschränkungen ist von einem Einsatz der Datenzugriffsseiten für solche Anwender, die ihre Daten der ganzen Welt präsentieren möchten, abzuraten. Empfehlenswert ist ihr Einsatz aber sicher dort, wo Daten beispielsweise in einem Firmennetzwerk via Intranet bereitgestellt werden sollen. Vor allem die Möglichkeit, bestimmte Daten via Browser abzurufen, anstatt jedes Mal die Datenbankanwendung zu starten, scheint reizvoll.

Entgegen der Möglichkeit bei älteren Access-Versionen, Objekte der Datenbank als HTML-Datei zu speichern, können Sie mit Daten-

zugriffsseiten die gewünschten Daten nicht nur durch entsprechende Filter oder Sortierungen einschränken, sondern auch mit geeigneten Steuerelementen bearbeiten. In den folgenden beiden Kapiteln erfahren Sie zunächst, wie Sie Daten mit Hilfe von Datenzugriffsseiten anzeigen und wie Sie die angezeigten Daten bearbeiten können.

Abb. 1: Datenzugriffsseiten im Datenbankfenster

Datenanzeige mit Datenzu-griffsseiten

In diesem Kapitel erfahren Sie zunächst, wie Sie mit Hilfe eines Assistenten eine Datenzugriffsseite erstellen können. Anschließend werden Sie lernen, manuell eine Datenzugriffsseite zu bearbeiten. Um die folgenden Beispiele nachvollziehen zu können, verwenden Sie die Datenbank Nordwind.

Abb. 2: Auswahl der anzuzeigenden Datenfelder

Hinweis

Wenn Sie die Datenbank Nordwind zunächst kopieren möchten, um nicht in der Originalversion zu arbeiten, beachten Sie Folgendes: Die Datenzugriffsseiten der Beispieldatenbank werden wie alle anderen Datenzugriffsseiten nicht mit der Datenbank, sondern in separaten HTML-Dateien gespeichert. Vergessen Sie daher nicht, auch die entsprechenden HTML-Dateien in das gewünschte Verzeichnis zu kopieren. (

Datenzugriffsseiten per Assistent

Wenn Sie eine Datenzugriffsseite mit einem Assistenten erstellen möchten, müssen Sie im Datenbankfenster zunächst in das Register Seiten wechseln. Hier wählen Sie den Eintrag Erstellt eine Datenzugriffsseite unter Verwendung eines Assisten-
ten aus (siehe Abb. 1).

Abfrage erstellen

Bevor Sie damit beginnen, Datenzugriffsseiten zu erstellen, bereiten Sie noch eine Abfrage vor. In der Abfrage sollen alle Kunden sowie alle jemals von den Kunden bestellten Artikel angezeigt werden. Ziehen Sie daher die Tabellen Artikel, Bestellungen, Bestelldetails und Kunden in die Abfrage. Anschließend ziehen Sie aus der Tabelle Artikel das Feld Artikelname und aus der Tabelle Kunden das Feld Firma in das Entwurfsraster der neuen Abfrage.

Das Gleiche tun Sie mit den Feldern Einzelpreis, Anzahl und Rabatt der Tabelle Bestelldetails. Wenn Sie nun in die Datenblattansicht der Abfrage wechseln, finden Sie eine Zusam-menstellung aller Firmen und der von den jeweiligen Firmen gekauften Artikel inklusive Bestelldetails. Nachdem Sie die Abfrage erstellt haben, können Sie den Assistenten zur Erstellung der Datenzugriffsseiten starten. Im ersten Dialogfenster wählen Sie zunächst die gewünschte Datenherkunft, also eine Tabelle oder
Abfrage, aus.



Abb. 3: Gruppierung der Daten

Abb. 4: Die Daten werden nun nach Firmen gruppiert.

Abb. 5: Sortieren von Daten

Anschließend zeigt der Assistent alle Felder der ausgewählten Datenquelle an. Nachdem Sie die Abfrage qryKundenArtikel ausgewählt haben, können Sie die gewünschten Felder in die Auswahl ziehen (Abb. 2).

Anschließend können Sie entscheiden, ob die Daten gruppiert angezeigt werden sollen (Abb. 3).

Da Sie die Daten nach Firmen gruppieren möchten, markieren Sie auf dem Listeneintrag Firmen und klicken auf die Taste mit dem Pfeil nach rechts (Abb. 4).

Schließlich können Sie auch noch eingeben, ob die gewünschten Daten sortiert werden sollen. Im vorliegenden Beispiel können Sie nur das Feld Artikelname auswählen (siehe Abb. 5).

Im nun folgenden Dialog warten nun eine Menge Entscheidungen auf Sie: Zunächst einmal müssen Sie festlegen, unter welchem Namen die Seite gespeichert werden soll.

Bedenken Sie bei der Auswahl, dass Sie im Prinzip kein Datenbankobjekt, sondern eine HTML-Seite benennen. Außerdem können Sie auch noch angeben, ob Access die Seite direkt
im Browser anzeigen soll oder ob Sie zunächst manuell den Entwurf überarbeiten möchten. Sie können der Seite auch eines von mehreren vorgefertigten Designs zuweisen (siehe Abb. 6).

Um Ihnen eine Enttäuschung zu ersparen: Sie sollten zunächst noch einmal den Seitenentwurf anpassen, bevor Sie sich die Datenzugriffsseite im Browser ansehen. Aktivieren Sie also die entsprechende Funktion und klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Access öffnet nun die Datenzugriffsseite in der Entwurfsansicht (Abb. 7).
Hier erwartet Sie nun ein leichtes



Abb. 6: Festlegen des Namens und anderer Informationen

Abb. 7: Der erste Entwurf der Datenzugriffsseite

Abb. 8: Sortieren nach Gruppen

Chaos. Eigentlich entspricht die Ansicht aber beispielsweise der eines Formulars, abgesehen davon, dass hier auch die Navigationsleisten bereits als Steuerelemente abgebildet sind. Im oberen Teil befinden sich entsprechend die Kopfbereiche der Daten.

Zunächst einmal sollten Sie nun die vier Felder Artikelname, Einzelpreis, Anzahl und Rabatt nebeneinander statt untereinander anordnen. Zusätzlich sollen die dazugehörigen Bezeichnungsfelder über den Feldern angeordnet werden - aber nicht zu jedem Datensatz, sondern nur einmal
pro Kunde.

Beschriftungsbereich einrichten

Dafür richten Sie einen neuen Bereich ein - einen so genannten Beschriftungsbereich. Führen Sie dazu den Menübefehl Ansicht ( Sor-tieren und Gruppieren aus.

Anschließend öffnet sich der entsprechende Dialog (Abb. 8). Hier finden Sie in der Liste Gruppendatensatzquelle die vorhandenen Bereiche. Wählen Sie den gewünschten Bereich aus (im vorliegenden Fall den Bereich qryKundenArtikel). Ändern Sie dann den Wert der Eigenschaft
Beschriftungsbereich auf Ja. Wenn
Sie den Dialog schließen, dann finden Sie den neuen Bereich in der Entwurfsansicht des Datenblattes wieder.

Sie können nun die Beschriftungsfelder der Artikelinformationen in den neuen Beschriftungsbereich verschie-ben (Abb. 9).

Alle Datensätze anzeigen

Sie haben nun alle Voraussetzungen geschaffen, um die Artikel eines Kunden untereinander in Listenform anzeigen zu lassen. Damit dies auch wirklich geschieht, müssen Sie nun nur noch zwei weitere Eigenschaften
anpassen.

Abb. 9: Der neue Beschriftungsbereich mit Beschriftungsfeldern

Abb. 10: Alle Artikel eines Kunden

Zunächst einmal sollen die Daten direkt angezeigt werden. Dazu öffnen Sie erneut den Dialog Sortieren und Gruppieren. Markieren Sie den gewünschten Bereich und stellen Sie die Eigenschaft Standardmäßig erweitert für den Bereich qryKundenArtikel-Firma auf den Wert Ja ein. Für den Bereich qryKundenArtikel setzen Sie den Wert der Eigenschaft Dateiseitengröße auf Alle und den Wert der Eigenschaft Datensatznavigationsbereich auf Nein. Mit der Eigenschaft Dateiseitengröße können Sie festlegen, wie viele Datensätze gleichzeitig angezeigt werden sollen. In diesem Fall benötigen Sie auch keinen Datensatznavigationsbereich mehr. Je nach Ihren Vorlieben können Sie natürlich auch weniger Datensätze anzeigen und dafür mit einem Datensatznavigationsbereich arbeiten.

Das Ganze sieht jetzt etwa wie in Abb. 10 aus. Da das noch nicht der Höhepunkt der Access-Evolution ist, sollten Sie noch ein wenig daran arbeiten.

Da ein Kunde mitunter auch mehrere unterschiedliche Artikel bestellt hat als auf einer Seite dargestellt werden können, sollten Sie die Anzahl doch auf eine bestimmte Zahl von Datensätzen festlegen, z. B. zehn.

Die derzeitige Art der Anzeige der Daten erweckt leicht den Eindruck, dass man sie bearbeiten kann.

Das Bearbeiten der Datensätze ist aber nur dann möglich, wenn nur ein einziger Datensatz angezeigt wird, siehe nächstes Kapitel. Deshalb sollten Sie dem Anwender diesen Eindruck nehmen und die Textfelder so gestalten, dass sie wie eine herkömmliche Liste aussehen - d. h. beispielsweise, dass die Felder nicht vertieft angezeigt werden. Dazu müssen Sie die Eigenschaft BorderWidth auf den Wert 0 einstellen und einige Trennlinien einfügen (Abb. 11). Die Farbe der Navigationssteuerelemente lässt sich leider nicht anpassen.

Abb. 11: Artikel in Listenform

Berechnungsfeld einfügen

Wie in Formularen und Berichten lassen sich auch auf Datenzugriffsseiten Berechnungen durchführen. Aus dem Einzelpreis, der Stückzahl und dem Rabatt soll die Datenzugriffsseite nun den Gesamtpreis je Position ermitteln und ausgeben. Die Ausgabe soll rechts neben den einzelnen Informationen angezeigt werden.

Bevor Sie beginnen, müssen Sie noch eines beachten: Sie können in Datenzugriffsseiten keine Makros oder VBA-Prozeduren verwenden. Daher können Sie unter anderem das zu berechnende Feld direkt in der Abfrage berechnen lassen. Fügen Sie der Abfrage also ein neues Feld hinzu und geben Sie in die Spalte Feld den folgenden Ausdruck ein:

Gesamtpreis: [Bestelldetails].
[Einzelpreis]*[Anzahl]*(1-[Rabatt])

Nun können Sie das Ergebnis der Berechnung in die Datenzugriffsseite einbinden.

Und so gehen Sie vor:

  • Zeigen Sie die Datenzugriffsseite in der Entwurfsansicht an.
  • Zeigen Sie die Feldliste der aktuellen Datenherkunft an, indem Sie den Menübefehl Ansicht ( Feldliste betätigen.
  • Wählen Sie aus der Feldliste das Feld Gesamtpreis aus (Abb. 12) und ziehen Sie es in den Artikel-Kopfbereich neben die anderen Felder.
  • Ziehen Sie das dazugehörende Beschriftungsfeld in den darüber liegenden Beschriftungsbereich neben die anderen Beschriftungen.
  • Abb. 12: Auswahl eines zusätzlichen Feldes aus der Feldliste

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