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Projektmanagement mit Access

Autor: André Minhorst, Duisburg

Ein gutes Projektmanagement ist einer der wichtigsten Faktoren für den Erfolg eines Unternehmens. Dies gilt umso mehr, je größer die Projekte werden und je mehr Mitarbeiter an der Durchführung des Projektes beteiligt sind. Das Projektmanagement besteht darin, ein Projekt in verschiedene Phasen einzuteilen, den unterschiedlichen Teilaufgaben die entsprechenden Mitarbeiter zuzuordnen und Meilensteine festzulegen. Dass Microsoft Access als Datenbankmanagementsystem hier nicht tatenlos zusehen möchte, versteht sich von selbst. Daher lernen Sie im vorliegenden Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Projekten kennen und erfahren einiges über seine Entwicklung.

Grundlagen

Das Projektmanagement nimmt in bestimmten Branchen einen immer höheren Stellenwert ein. Das Ziel des Projektmanagements ist die bessere Planbarkeit von Projekten - sowohl die zeitlichen als auch die kostentechnischen Faktoren betreffend.

Aufteilung in Projektphasen

Dazu unterteilt man ein Projekt in verschiedene Phasen, die nacheinander oder parallel durchlaufen werden können. Dabei bestehen manche Projekte sicher nur aus aufeinander aufbauenden Phasen, die nur sequenziell abgearbeitet werden können, während andere durchaus die gleichzeitige Bearbeitung mehrerer Aufgaben erlauben.

Nach der Aufteilung eines Projektes in die unterschiedlichen Phasen ist es sinnvoll, den verschiedenen Phasen einen verantwortlichen Mitarbeiter zuzuordnen.

Phasen und Aufgaben

Eine Phase kann aus einer oder mehreren Aufgaben bestehen, die entsprechend von einem oder mehreren Mitarbeitern bearbeitet werden. Daraus leitet sich direkt die nächste Anforderung an das Projektmanagement ab: Es soll nicht nur die zeitliche Abfolge der unterschiedlichen Phasen und Aufgaben definieren, sondern auch die mit der Ausführung beauftragten Personen festlegen.

Die im vorliegenden Beitrag vorgestellte und auf der Heft-CD in Versionen für Access 97 und Access 2000 vorhandene Datenbankanwendung bietet Ihnen einen Ansatz, um Ihre Projekte mit Access zu verwalten. (

Neben den genannten Möglichkeiten finden Sie hier einige weitere Features, mit denen Sie Ihre Projekte und Ressourcen organisieren können.

Die Musterlösung

Da die Programmierung der vorliegenden Musterlösung relativ aufwändig ist, kann dieser Beitrag nicht jede Funktion und deren Programmierung bis ins kleinste Detail erläutern.

Daher folgt nun zunächst die Vorstellung der fertigen Musterlösung. Im Anschluss finden Sie die Beschreibung des Datenmodells und einiger ausgewählter Funktionen der Datenbankanwendung.

Die Steuerzentrale der Projektverwaltung ist das Formular frmProjekte (s. Abb. 1). Das Formular zeigt jeweils die Daten eines Projektes an.

Abb. 1: Das Formular zur Verwaltung von Projekten

Das Hauptformular

Das Formular ist in zwei Bereiche aufgeteilt. Der obere Teil beinhaltet die wichtigsten Informationen zu dem angezeigten Projekt und einige Schaltflächen zum Anlegen neuer Projekte, neuer Phasen und zum Löschen von Phasen.

Der untere Teil zeigt die Gesamtdauer sowie die Dauer der einzelnen Phasen und Unterphasen eines Projektes an.

Aufgrund der begrenzten Breite des Bildschirms und damit auch des Formulars kann immer nur ein eingeschränkter Zeitraum angezeigt werden. In der Musterlösung ist dies ein Zeitraum von 28 Tagen.

Daher finden Sie zwei Schaltflächen << Vorherige Woche und >> Nächste Woche, mit denen der Benutzer jeweils um eine Woche vor- oder zurückspringen kann.

Der Teil, der die Informationen zu den einzelnen Phasen enthält, beinhaltet noch einige weitere Features. Per Doppelklick auf die Bezeichnung der Phase können Sie einen Dialog öffnen, um Detailinformationen zu der jeweiligen Phase zu ändern.

Mit einem Doppelklick auf die Felder, mit denen die einzelnen Tage eines Projektes gekennzeichnet werden, können Sie entweder den Phasenzeitraum erweitern (wenn das Feld noch nicht markiert ist) oder einen Tagesbericht schreiben. Falls bereits ein Tagesbericht vorhanden ist, können Sie ihn verändern.

Anlegen eines neuen Projektes

Mit der Schaltfläche Neues Projekt öffnen Sie einen Dialog zum Anlegen eines neuen Projektes (s. Abb. 2).

Mithilfe dieses Dialoges können Sie die wesentlichen Informationen zu dem neuen Projekt angeben. Dazu gehören die Bezeichnung des Projekts, der Kunde sowie das Start- und das Enddatum.

Abb. 2: Anlegen eines neuen Projektes

Nachdem Sie die Daten eingegeben haben, speichern Sie die Informationen mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern.

Falls Sie die Neunanlage verwerfen möchten, betätigen Sie die Schaltfläche Abbrechen.

Wenn Sie ein neues Projekt angelegt haben, kehrt die Anwendung zum Hauptformular zurück und zeigt das blanke Projekt an (s. Abb. 3). Die Tage von Montag bis Freitag erscheinen dabei in einem hellen, Samstag und Sonntag in einem dunklen Grün.

Anzeige der vorherigen und der nachfolgenden Woche

Abb. 3: Ein frisches Projekt

Sie können nun mit der Schaltfläche >> Nächste Woche eine Kalenderwoche weiterspringen, um das Ende des Projektes anzuzeigen.

Mit der Schaltfläche << Vorherige Woche gelangen Sie wieder zu der ursprünglichen Darstellung zurück.

Die anfängliche Darstellung ist immer so eingestellt, dass der Starttermin in der ersten angezeigten Woche liegt.

Anlegen einer neuen Hauptphase

Hauptphasen beschreiben grob die einzelnen Phasen eines Projektes. Bei der Erstellung einer Internetpräsenz wären dies beispielsweise Konzepterstellung, Design-Entwurf, Entwicklung, Testen und Veröffentlichung.

Wenn Sie nun eine neue Hauptphase anlegen möchten, klicken Sie mit der Maus auf die Schaltfläche Neue Hauptphase.

Es erscheint ein Dialog zur Eingabe einer neuen Phase (s. Abb. 4). Hier geben Sie die Bezeichnung der Phase, den Namen des Verantwortlichen bzw. Durchführenden der Phase sowie das Start- und Enddatum der Phase ein.

Abb. 4: Eingabe einer neuen Phase

Die neue Phase erscheint als gelbes Kästchen. Die verschiedenen Wochentage sind jedoch nicht mehr unterschiedlich eingefärbt.

Dies lässt sich aber mit wenigen Codezeilen so ändern, dass die Wochenend-Tage beispielsweise orange angezeigt werden.

Sie können die Wochenend-Tage oder auch nur den Sonntag auch weiß einfärben - das hängt ganz von den Arbeitsgewohnheiten Ihrer Mitarbeiter ab. Nachdem Sie eine oder mehrere Phasen eingegeben haben, können Sie sich nun den Unterphasen zuwenden.

Anlegen einer neuen Unterphase

Eine Unterphase beschreibt einzelne Tätigkeiten innerhalb einer Hauptphase. Bei der ersten Phase des Beispiels der Internetpräsenz - also der Konzepterstellung - würde man beispielsweise eine Unterteilung in Aufnahme des Ist-Bestandes, Ermittlung der Anforderungen und schriftliche Konzepterstellung unterteilen.

Dabei ist die vorliegende Anwendung darauf ausgelegt, einer Tätigkeit jeweils genau einen Mitarbeiter zuzuteilen.

Natürlich müssen Sie nicht jeder Hauptphase weitere Unterphasen zuordnen - wenn die Hauptphase im Wesentlichen aus einer Aufgabe besteht und diese von einem Mitarbeiter erledigt wird, reicht die Angabe der Hauptphase.

Eine Unterphase legen Sie an, indem Sie auf die Schaltfläche Neue Unterphase klicken. Daraufhin öffnet sich ein Dialog, der dem zuvor beschriebenen Dialog sehr ähnelt (s. Abb. 5).

Allerdings ist nun das Kombinationsfeld zur Auswahl einer Hauptphase aktiviert. In Abb. 6 sehen Sie den aktuellen Stand mit den bisher eingegebenen Unterphasen. Wie man sieht, wird hier am Wochenende durchgearbeitet ...

Abb. 5: Anlegen einer neuen Unterphase

Löschen einer Phase

Abb. 6: Eine Hauptphase mit einigen Unterphasen

Um den Dialog zum Löschen einer Phase zu öffnen, verwenden Sie die Schaltfläche Phase löschen. In dem Dialog können Sie die zu löschende Phase auswählen und durch einen Mausklick auf die Schaltfläche Löschen aus der Datenbank entfernen (s. Abb. 7).

Erweitern des Zeitraums eines
Projektes

Wenn Sie einmal feststellen, dass der Zeitplan des Projektes zu knapp bemessen ist, können Sie ihn ohne Probleme anpassen. Das kann immer wieder einmal passieren - entweder Sie beginnen mit dem Projekt nicht zum geplanten Termin oder es verzögert sich während der Durchführung.

Abb. 7: Löschen einer Phase

Den Projektzeitraum passen Sie an, indem Sie die Datumsangaben in den beiden Feldern Startdatum und Enddatum im oberen Teil des Projektfensters ändern.

Ändern der Daten einer Phase

Um den Zeitraum einer Phase zu verändern, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Variante starten Sie durch einen Doppelklick auf den Namen der Phase im linken Teil des Formulars.

Daraufhin erscheint ein Dialog mit der Überschrift Detailinformationen. Hier können Sie alle Informationen der Phase verändern (s. Abb. 8).

Nachdem Sie die gewünschten Änderungen vorgenommen und die Schaltfläche Speichern und aktualisieren betätigt haben, wird die Anzeige des Projekts im Hauptformular aktualisiert.

Abb. 8: Anpassung der Daten einer Phase

Abb. 9: Keine Aktion ohne Nachfrage

Abb. 10: Eingabe eines Tagesberichtes

Abb. 11: Geleistete Stundenzahlen erscheinen im Projektfenster.

Wenn Sie nur den Zeitraum einer Phase erweitern möchten, können Sie das auch schneller tun. Klicken Sie einfach doppelt auf das Kästchen, bis zu dem Sie die Phase erweitern möchten.

Die Anwendung fragt nach, ob Sie den Zeitraum entsprechend verlängern möchten (s. Abb. 9) und führt die Veränderung gegebenenfalls durch.

Anlegen eines Tagesberichts

Die Anwendung bietet die Möglichkeit, für jede Phase und jeden Tag einen Tagesbericht anzulegen, in dem die Mitarbeiter eintragen können, was Sie im Laufe des Tages für das Vorankommen der entsprechenden Phase des Projektes getan haben.

Um dies zu tun, klicken Sie doppelt auf das dem gewünschten Datum und der Phase entsprechende Kästchen.

Es öffnet sich ein Dialog, in den Sie einige Informationen eintragen können (s. Abb. 10).

Zu diesen Daten gehören eine schriftliche Fassung der geleisteten Tätigkeiten sowie die Anzahl Stunden, die dafür benötigt wurde.

Mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Speichern kehren Sie zum Hauptformular zurück.

Hier können Sie nun eine Änderung entdecken: Im Kästchen, das zu dem Datum und der Projektphase des soeben erstellten Tagesberichtes gehört, erscheint die eingegebene Stundenzahl (s. Abb. 11).

Projekte auswählen

Wenn Sie einmal mehrere Projekte angelegt haben, können Sie mit dem Kombinationsfeld Projekt auswählen ein anderes Projekt anzeigen.

Das Datenmodell

Nach dem Einblick in die Möglichkeiten der Musterlösung erhalten Sie nun einen kurzen Überblick über deren Datenmodell. Abb. 12 zeigt die verwendeten Tabellen im Beziehungsfenster.

Die Tabelle tblKunden

Die Tabelle zur Verwaltung der Kunden ist in dieser Form nur als Provisorium zu sehen. Eine richtige Kundentabelle würde natürlich weit mehr Daten als nur einen Primärschlüsselwert und den Namen des Kunden enthalten.

Abb. 12: Das Datenmodell

Im Rahmen der vorliegenden Musterlösung sind allerdings nicht mehr als diese Daten erforderlich.

Die Tabelle tblProjekte

Diese Tabelle enthält die Grunddaten zu den einzelnen Projekten. Dazu gehören der Projektname, der Kunde (in Form eines Verweises zur Tabelle tblKunden) sowie die Dauer des Projektes in Form des Start- und des Enddatums.

Die Tabelle tblProjektphasen

Die Tabelle tblProjektphasen enthält alle wichtigen Informationen zu den einzelnen Projektphasen. Dazu gehört natürlich ein Verweis auf die Tabelle tblProjekte, um das Projekt festzulegen, zu dem die Projektphase gehört.

Außerdem finden Sie hier natürlich die Bezeichnung der Projektphase, einen Verweis auf die Tabelle tblMitarbeiter zur Auswahl des verantwortlichen Mitarbeiters und den Zeitraum der Projektphase. Dieser wird wiederum durch Start- und Enddatum charakterisiert.

Das letzte Feld dieser Tabelle ist ein Verweis auf die Tabelle tblProjektphasen selbst, der hier natürlich nicht sichtbar wird.

Dieses Feld dient dazu, eine Hauptphase festzulegen, falls es sich bei der Projektphase um eine Unterphase handelt.

Die Tabelle tblMitarbeiter

Diese Tabelle enthält lediglich den Vor- und den Nachnamen der Mitarbeiter. Auch bei dieser Tabelle handelt es sich um ein Provisorium.

In einer realen Anwendung würden in einer solchen Tabelle wesentlich mehr Werte gespeichert.

Formular zur Verwaltung der Projekte

Das Kernstück der vorliegenden Musterlösung ist das Formular frmProjekte. Es ist keinesfalls mit Formularen zu vergleichen, die Daten auf herkömmliche Weise darstellen.

Lediglich im oberen Bereich werden einige Daten der Tabelle tblProjekte angezeigt, die zum aktuellen Datensatz gehören.

Alle anderen Daten wie die Belegung der einzelnen Tage mit den Projektzeiten werden durch die Umsetzung der Datumsangaben in grafische Elemente dargestellt (s. Abb. 13).

Im Hauptformular finden dabei neben den Grunddaten noch die Anzeige der Kalenderwochen, der Daten sowie der Gesamtdauer des Projektes Platz. Die anderen projektphasenbezogenen Daten werden komplett in Unterformularen dargestellt.

Die Darstellung der Zeitstrahlen für eine unbestimmte Anzahl von Projektphasen ist eine der Schwierigkeiten bei der Erstellung des vorliegenden Formulars.

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