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Tipps und Tricks

Autor: André Minhorst, Duisburg

Die im folgenden beschriebenen Tipps und Tricks stammen von unserem Autor André Minhorst. Herr Minhorst ist ein richtiger Access-Praktiker. Er arbeitet täglich mit diesem Programm und kennt somit alle seine Stärken und Schwächen. Wir, die Access-Redaktion, haben ihn gebeten, doch ein paar Kniffe aus seinem Arbeitsalltag aufzuschreiben. Einige davon erweisen sich erst beim praktischen Einsatz als wirklich hilfreich. Danach will man sie allerdings nicht mehr missen!

Kontextmenü von Access anpassen

Auf die Elemente des Desktop kann man bequem über das Kontextmenü zugreifen (Klick mit der rechten Maustaste auf ein Objekt). Das Kontextmenü bietet verschiedene Befehle, die auf das entsprechende Programm angewendet werden können. Dies gilt auch für Access-Datenbanken. Leider bietet das Kontextmenü längst nicht alle Befehle, die man sich wünscht - so fehlen beispielsweise Befehle zum Komprimieren oder Reparieren einer Accessdatenbank. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie das Kontext-menü um die gewünschten Befehle erweitern können.

Hinweis

Bitte beachten Sie die Hinweise bezüglich der Unterschiede zwischen Access 97 und 2000. (

Das Kontextmenü einer Access-Datenbank

Um eine Datenbank vom Desktop aus starten zu können, müssen Sie zunächst eine Verknüpfung zur Datenbank auf dem Desktop erstellen. Anschließend können Sie das Kontextmenü der Datenbank anzeigen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das entsprechende Symbol klicken (Abb. 1).

Im Kontextmenü finden Sie Befehle zum Öffnen der Datenbank sowie zum Bearbeiten der Verknüpfung. Außerdem finden Sie einige weitere Befehle wie z. B. Norman Virus Control... Solche Befehle finden Sie allerdings nur, wenn die entsprechenden Anwendungen auf Ihrem Rechner installiert sind und die Anwendungen sich automatisch in das Kontextmenü einblenden.

Abb. 1: Kontextmenü einer Datenbank vor der Bearbeitung.

Hinzufügen von weiteren Befehlen

Leider fehlen solche Befehle wie z. B. Komprimieren oder Reparieren. Wären solche Befehle vorhanden, könnte man die entsprechenden Aktionen ausführen, ohne die Datenbank zunächst mit Access öffnen zu müssen.

Wie viele andere Eigenschaften befinden sich auch die Informationen über die Einträge des Kontextmenüs in der Windows-Registratur. Um dem Kontextmenü also einen weiteren Befehl hinzuzufügen, müssen Sie zunächst einmal die Registratur von Windows öffnen:

  • Wählen Sie aus dem Startmenü den Eintrag Ausführen... aus.
  • Geben Sie im Feld Öffnen des Dialogs Ausführen den Befehl Regedit ein (Abb. 2).
  • Abb. 2: Starten der Windows-Registratur

    Daraufhin öffnet sich der Editor, mit dem Sie die Registratur (Registrierdatenbank) bearbeiten können (Abb. 3).

    In der Verzeichnisstruktur müssen Sie sich zunächst einmal zu dem gewünschten Eintrag durchschlagen. Der Eintrag lautet:

    [HKEY_CLASSES_ROOT]\Access.Application.8

    \shell

    Je nachdem, ob Sie mit Access 97 oder mit Access 2000 arbeiten, geben Sie statt der Versionsnummer 8 (Access 97) die 9 (Access 2000) ein.

    

    Abb. 3: Der Registrierungs-Editor

    Sie müssen nun unter dem Schlüssel Shell einen weiteren Schlüssel anlegen. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Schlüssel Shell, um das Kontextmenü anzuzeigen.
  • Wählen Sie im Kontextmenü den Eintrag Neu ( Schlüssel aus.
  • Ändern Sie den Namen des neu erscheinenden Schlüssels in Komprimieren um.
  • Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste auf den neuen Eintrag, um sein Kontextmenü anzuzeigen.
  • Wählen Sie im Kontextmenü erneut den Eintrag Neu ( Schlüssel aus und nennen Sie den Schlüssel command.
  • Nachdem Sie nun die entsprechenden Schlüssel erstellt haben, müssen Sie dem Schlüssel command noch einen Wert zuweisen.

    Klicken Sie dazu im rechten Bereich des Registrierungs-Editors doppelt auf den Eintrag (Standard). Es öffnet sich ein weiteres Fenster, in welches Sie den Wert des Schlüssels eingeben können (Abb. 4).

    Abb. 4: Eingeben eines neuen Schlüsselwertes

    Den unter dem Schlüssel command angegebenen Befehl führt Access für die angegebene Da-tenbank mit der Option /compact aus. Beachten Sie, dass Sie den Pfad zu der Access-Anwendung an Ihren eigenen Rechner anpassen müssen. Allgemein lautet die Syntax der Anweisung:

    "<Pfad zu MSAccess.exe>" /compact "%1"

    Abb. 5: Das Kontextmenü mit dem neuen Eintrag

    Wenn Sie nun das Kontextmenü einer Datenbankverknüpfung auf dem Desktop anzeigen, finden Sie hier den neuen Eintrag Komprimieren (Abb. 5). Wenn Sie den Befehl aufrufen, wird Access automatisch geöffnet, die Komprimierung durchgeführt und Access wieder von selbst geschlossen.

    Anlegen weiterer Einträge

    Diese Methode ist für alle Startoptionen von Access anwendbar. Beispielsweise können Sie einen weiteren Eintrag für das Reparieren einer Datenbank anlegen oder einen, mit dem Sie die Datenbank gleichzeitig reparieren und komprimieren können.

    Sie müssen lediglich einen neuen Schlüssel mit dem im Kontextmenü anzuzeigenden Eintrag anlegen und beim Schlüsselwert die gewünschte Startoption festlegen - also z. B. Reparieren als Schlüssel und "<Pfad zu MSAccess.exe>" /compact "%1" als Schlüsselwert des Unterschlüssels command.

    Schnelle Sicherheitskopie einer Datenbank anlegen

    Wenn Sie eine Datenbank reparieren, komprimieren oder in eine MDE-Datenbank umwandeln möchten, sollten Sie vorher eine Sicherheitskopie der Datenbank anlegen. Normalerweise erledigen Sie dies im Windows-Explorer. Wenn Sie aber Access einmal gestartet und den Dialog zur Auswahl der gewünschten Datenbank vor sich haben, können Sie das Anlegen der Sicherheitskopie auch direkt vor Ort vornehmen.

    Klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf den Datenbanknamen und wählen Sie den Befehl Kopieren aus. Anschließend können Sie sich im gleichen Dialog in das Verzeichnis bewegen, indem Sie die Sicherheitskopie anlegen möchten. Wenn Sie das Verzeichnis geöffnet haben, aktivieren Sie erneut das Kontextmenü und wählen diesmal den Befehl Einfügen aus. Der Befehl erstellt nun eine Kopie der Datenbank in dem ausgewählten Verzeichnis.

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