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Zusammenfassung

Setzen Sie ein kostenloses Tool zum Erzeugen von PDF-Dateien aus Berichten ein.

Techniken

VBA, Berichte, Snapshots, PDF

Voraussetzungen

Access 2000 und höher

Beispieldatei

BerichtZuPDF.mdb

Shortlink

430

Vom Bericht zum PDF-Dokument

André Minhorst, Duisburg

Das Thema Berichte und ihre Ausgabe in das PDF-Format beschäftigt Access-Entwickler seit Jahren. Zuletzt horchten die Entwickler auf, weil Microsoft die Integration eines solchen Exports als Feature von Office 2007 in Aussicht stellte. Da dies aber erstens nur als Extra-Tool kommt und zweitens nur mit Office 2007 funktioniert, stellen wir Ihnen ein kostenloses Tool zum Konvertieren von Berichten und Snapshots in PDF-Dokumente von Stephen Lebans vor.

PDF mit Umwegen

Genau genommen erstellt das Tool, das im Mit-telpunkt dieses Beitrags steht, nicht direkt ein PDF, sondern geht einen Umweg über das Snapshot-Format von Access-Berichten. Davon merkt der Anwender aber erstens nicht viel und zweitens kann man mit dem Tool auch aus Berichten, die bereits in das Snapshot-Format konvertiert wurden, noch PDF-Dokumente erstellen. Alles rund um das Snapshot-Format erfahren Sie übrigens in [1].

Download und Installation

Informationen und den Download des Tools finden Sie unter http://www.lebans.com/reporttopdf.htm. Der Download enthält zwei DLLs sowie eine Beispieldatenbank.

Die DLLs StrStorage.dll und DynaPDF.dll spei-chert man am besten im Verzeichnis c:\Windows\System32\. Sie können diese aber, wenn Sie keine Schreibrechte für dieses Verzeichnis besitzen, auch im gleichen Verzeichnis wie die Datenbank speichern. Die DLLs müssen nicht registriert werden; ebenso ist kein Verweis vom VBA-Projekt aus erforderlich.

Beispielexport

Anhand eines eigenen Beispielformulars zeigen wir Ihnen, wie Sie eigenen Datenbanken eine Funktion zum Exportieren von Berichten in PDF-Dateien hinzufügen können. Voraussetzung ist eine Datenbank mit zumindest einem Bericht, desweiteren macht ein Formular zur Steuerung des Vorgangs Sinn. Dieses sieht wie in Abb. 1 aus.

pic001.tif

Abb. 1: Formular mit einer Funktion zum Exportieren von Berichten in das PDF-Format

Das Kombinationsfeld cboBerichte zeigt alle in der Datenbank enthaltenen Berichte und zusätzlich den Eintrag <Bitte auswählen> an, der beim Öffnen des Formulars automatisch ausgewählt wird. Für die Anzeige der Berichtsliste sorgt die folgende Datenherkunft:

SELECT "<Bitte auswählen>" AS Name FROM MSysObjects UNION SELECT MSysObjects.Name FROM MSysObjects WHERE (((MSysObjects.Type)=-32764));

Die folgende Routine sorgt dafür, dass der Eintrag <Bitte auswählen> beim Öffnen des Formulars voreingestellt wird:

Private Sub Form_Open(Cancel As Integer)

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