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Zusammenfassung

Erfahren Sie, welche Neuigkeiten Access 2007 im Detail liefert.

Techniken

-

Voraussetzungen

Access 2007 Beta 2

Neuerungen in Access 2007

Karl Donaubauer, Wien

Die nächste Version von Access enthält unzählige Änderungen. Die meisten davon betreffen die Benutzeroberfläche: Das Datenbankfenster ist weg, die Symbolleisten sind den Ribbons gewichen. Dazu liefert Access 2007 einige kleine Verbesserungen bei der Bedienbarkeit. Hinter den Kulissen hat sich nicht sehr viel getan. Nach dem kurzen Ausblick in der vorigen Ausgabe bringen wir diesmal einen ausführlicheren Überblick über die Änderungen anhand der Beta 2.

Beta 2

Ganz entgegen früheren Gepflogenheiten hat Microsoft die Beta 2 von Office 2007 komplett öffentlich gemacht. Wenn Sie über Breitband-Internet verfügen, können Sie die Vorabversion zum Beispiel unter www.microsoft.com/office/
preview herunterladen, oder Sie installieren sie von einer der vielen Zeitschriften-CDs, auf denen sie derzeit zu finden ist.

Wie üblich bei Betaversionen sollten Sie auch die Beta 2 noch nicht auf einem Produktivsystem laufen lassen, sondern nur auf einem Test- oder virtuellen System.

Beta 2 bedeutet im Regelfall bei Microsoft, dass es nur noch Detailverbesserungen und Bugfixes gibt. Es kam aber auch schon vor, dass nicht stabil funktionierende oder heftig umstrittene Features bis zur Endversion gestrichen wurden.

Einen offiziellen Zeitpunkt für die Endversion hat Microsoft mit Drucklegung dieses Magazins noch nicht genannt. Die meisten Schätzungen gehen dahin, dass Office 2007 gegen Jahresende oder Anfang nächsten Jahres erscheinen wird - ausreichend Zeit jedenfalls, um sich auf die umfangreichen Änderungen einzustellen.

Was gibt es nicht mehr?

Drei für viele Access-Anwender und -Entwickler bedeutende Features fallen mit der nächsten Version weg.

Abgeschafft: Benutzersicherheitssystem

Die wichtigste Streichung betrifft wohl das Benutzer-Sicherheitssystem. Die komplette Verwaltung mit Gruppen, Benutzern, Passwörtern, .mdw-Datei und Co. gibt es für Datenbanken im neuen ACCDB-Format von Access 2007 nicht mehr.

Für .mdb-Dateien, also Datenbanken in Formaten bis Access 2003, funktioniert das alte Sicherheitssystem aus Kompatibilitätsgründen auch mit Access 2007 weiter. Dass es für neuere Dateien wegfällt, begründet Microsoft damit, dass es keine ausreichende Sicherheit böte. Lesen Sie dazu auch den Artikel Wie (un-)sicher ist Access (Shortlink 371, Ausgabe 4/2006).

Zum Ausgleich wurde das Datenbankkennwort auf das Niveau der anderen Office-Anwendungen gebracht und kann jetzt mit verschiedenen Algorithmen verschlüsselt werden. Zusätzlich gibt es neue Makrobefehle, mit denen man die Sichtbarkeit der Objekte ein wenig besser regeln kann. Dabei ist man aber auf eine selbst erstellte Benutzer-Anmeldung angewiesen oder muss den Windows-Benutzernamen auslesen. Zusätzliche Sicherheit bieten die neuen Möglichkeiten allerdings nicht.

Abb. 1: Der Startbildschirm von Access 2007

Abgeschafft: Data Access Pages

Zwei andere Features, die mit Access 2007 wegfallen, sind bisher wesentlich seltener in der Praxis zum Einsatz gekommen: Data Access Pages (DAP) und die Replikation.

Mit den DAPs hatte Microsoft versucht, Access über seine Internet-Schwäche hinweg zu helfen.

Sie hatten jedoch einen Fehlstart, denn bei ihrer Einführung in Access 2000 waren sie zu fehleranfällig und brauchten zu viele Voraussetzungen, um zu funktionieren. In Access 2002 und 2003 wurden sie repariert und etwas stabiler und einfacher in Hinblick auf die Lizenzierung gemacht. Dennoch fanden sie keine breite Akzeptanz mehr, wohl vor allem wegen ihrer Beschränkung auf den Microsoft Internet Explorer.

Abgeschafft: JET-Replikation

Die JET-Replikation ist etwas anders zu sehen. Diesem viel älteren und besser eingeführten Feature werden meiner Meinung nach wesentlich mehr Access-Anwender nachtrauern.

Microsoft sieht das anders und begründet ihr Wegfallen wie bei den DAPs mit mangelnder Akzeptanz durch den Kunden. Wie auch das Sicherheitssystem soll die Replikation aus Kompatibilitätsgründen für .mdb-Dateien in Access 2007 weiter funktionieren.

Neue Benutzeroberfläche

Microsofts erklärtes oberstes Ziel mit dieser Office-Version ist die Verbesserung der Benutzeroberfläche im Sinne von mehr Anwenderfreundlichkeit, mehr Übersichtlichkeit und schnelleren Resultaten.

Schon die Beta 1 hinterließ den Eindruck, dass man die Oberflächen der Office-Programme sehr stark auf Anfänger und Gelegenheitsanwender hingetrimmt, die Bedürfnisse von versierten Benutzern oder gar Entwicklern dabei aber außer Acht gelassen hat.

Bis zur aktuellen Beta 2 hat Microsoft einige Detailverbesserungen vorgenommen, der grundsätzliche Eindruck blieb aber der gleiche.

Startbildschirm

Im Startbildschirm von Access 2007 (s. Abb. 1) sind der linke und mittlere Bereich für die Präsentation und Auswahl von Vorlagen vorgesehen.

Abb. 2: Die in Access 2007 verfügbaren Dateiformate

Abb. 3: Navigationsbereich ersetzt Datenbankfenster

Es ist noch nicht klar, ob die Vorlagen in der fertigen Version ebenfalls nur online verfügbar sind.

In der aktuellen Beta-Version ist das theoretisch so, allerdings gibt es zum Zeitpunkt, da dieser Artikel entsteht, noch keine einzige deutsche Access-Vorlage auf der Microsoft-Webseite.

Im rechten Bereich kann man die zuletzt verwendeten Datenbanken wieder öffnen, oder man wählt den Eintrag Leere Datenbank und erhält im rechten Bereich den kleinen Dialog wie in Abb. 1, in dem man einen Namen für seine neue ACCDB vergeben kann.

Klickt man auf das kleine Ordner-Symbol zum Datei-Suchen, so öffnet sich ein größerer Dateidialog, in dem man dann auch die weiteren in Access 2007 verfügbaren Formate wählen kann (s. Abb. 2).

Datenbankformate

Dabei stehen neben .accdb auch .mdb-Dateien im Format von Access 2000 und von Access 2002/2003 sowie .adp-Dateien zur Auswahl.

Zu den ADPs ist anzumerken, dass sie an den Microsoft SQL Server 2005 angepasst wurden. Microsoft empfiehlt jedoch offiziell, per .accdb-Datenbank und nicht per ADP auf neue SQL Server-Backends zuzugreifen - und zwar durch das Verknüpfen der Server-Tabellen über die gute alte ODBC-Schnittstelle.

Die Begründungen dafür wirken eher fadenscheinig, zum Beispiel bieten ADPs laut Microsoft weniger Flexibilität bei externen Datenformaten.

Es scheint, als sei sich Microsoft selber noch nicht im Klaren, ob und wie lange man ADPs noch unterstützen wird. Das hängt wiederum mit der unklaren Positionierung von Access in Hinblick auf .NET zusammen.

Navigationsbereich

Zu den wegfallenden Features von Access könnte man auch das bisherige Datenbankfenster zählen. Sein Ersatz nennt sich in der deutschsprachigen Beta 2 nun Navigationsbereich. Abb. 3 zeigt auch gleich dessen größten Nachteil gegenüber dem Datenbankfenster: Er kann nur eine einzige Spalte und damit auch bei hohen Bildschirmauflösungen nur 30 bis 40 Objekte auf einen Blick anzeigen.

Abb. 4: Versteckte Filterfunktion für Datenbankobjekte

Abb. 5: Befehlsregisterkarte "Erstellen"

Positiv sind die erweiterten Möglichkeiten zur Gruppierung der Objekte zu bewerten, wie etwa die Variante für Tabellen und damit verbundene Sichten, in der für jede Tabelle die Abfragen aufgelistet werden, in der sie vorkommt.

Ebenfalls nützlich ist der in dieser Betaversion hinzugekommene Objekt-Suchen-Dialog, sofern man ihn findet. Standardmäßig ist er nämlich ausgeblendet. Um ihn zu zutage zu fördern, muss man zuerst mit rechtem Mausklick den Dialog für die Navigationsoptionen öffnen und dort die (derzeit noch englische) Option Show Search Bar wählen (s. Abb. 4). Die Suchleiste wird oben im Navigationsbereich eingeblendet und die Objekte werden durch den eingegebenen Suchbegriff gefiltert. Eine wirklich sinnvolle Neuerung für umfangreichere Datenbanken.

Multifunktionsleiste

Menü- und Symbolleisten sind ebenfalls verschwunden. Ihr Ersatz ist die Multifunktionsleiste (bisher als Ribbon bekannt), die intuitiver sein und das Auffinden von Funktionalitäten erleichtern soll. Der nächste neu zu lernende Fachbegriff lautet Befehlsregisterkarte. Abb. 5 zeigt jene für das Erstellen neuer Datenbankobjekte. Die Multifunktionsleiste wurde im Laufe des Betatests ebenfalls praxisgerechter ausgestaltet, ist aber für versierte Access-Anwender immer noch sehr gewöhnungsbedürftig. Dieses oft störende Element lässt sich leicht verkleinern: Wenn Sie auf die gerade aktive Registerzunge doppelklicken, reduziert es sich auf die Höhe einer Menüleiste.

Abb. 6: Optionen-Dialog und Registerkartenformat

Dem Entwickler stellen sich in diesem Zusammenhang zwei Fragen: Wie verhalten sich selbst programmierte Symbolleisten, und wie lässt sich die Multifunktionsleiste anpassen?

Hier muss man zwischen MDBs und ACCDBs unterscheiden. In bestehenden MDBs mit benutzerdefinierten Symbolleisten verschwindet die Multifunktionsleiste und es werden die alten Symbolleisten angezeigt.

Konvertiert man hingegen eine alte MDB in das Format von Access 2007, also zu einer ACCDB, so werden die Befehle der benutzerdefinierten Symbolleisten in einer eigens dafür vorgesehenen Befehlsregisterkarte angezeigt.

Die größte Schwäche der Multifunktionsleiste liegt in den bislang für Office-Entwickler völlig unzulänglichen Möglichkeiten, sie zu programmieren. Das funktioniert derzeit nur mit viel zu komplizierten Mitteln in Visual Studio beziehungsweise in Teilen auch über das ebenfalls mühsame Erstellen von XML-Dateien, um die Multifunktionsleiste mit Inhalten zu versehen.

Meiner Meinung nach ist das einer der Prüfsteine für die Office-Version 2007. Wenn sich Microsoft hier nicht bis zur Endversion etwas Praxisgerechteres einfallen lässt, könnte es zu einer breiten Ablehnungsfront bei Office-Entwicklern kommen. Wir werden weiter über dieses Thema berichten, sobald sich die letzten Nebel gelichtet haben.

Neue Ansichten

Eine echte Neuerung ist die Anzeige der geöffneten Datenbankobjekte. Bisher gab es in Access nur MDI (Multi Document Interface), also mehrere Objektfenster, die sich innerhalb des Access-Hauptfensters befinden. Nun kann man alternativ statt dieser "überlappenden" Ansicht in den Access-Optionen das Registerkartenformat einstellen, eine Art SDI (Single Document Interface).

Abb. 6 zeigt sowohl den neuen Access-Optionen-Dialog als auch das Ergebnis, nämlich mehrere geöffnete Formulare, zwischen denen über die Registerzungen gewechselt werden kann.

Ich finde diese Ansicht beim Entwickeln recht brauchbar, für den Endbenutzer aber nur bei bestimmten Typen von Anwendungen geeignet.

In Formularen und Berichten gibt es ein neues Mittelding zwischen Daten- und Entwurfsansicht, die sogenannte Layout-Ansicht. Sie erlaubt zum Beispiel das Neueinfügen oder Verschieben von Spalten, während man die Daten darin sieht. Das ist in Berichten noch wesentlich hilfreicher als in Formularen.

Ebenfalls neu ist die Geteilte Ansicht in Formularen. Sie ist kombiniert Datenblatt- und Formularansicht (s. Abb. 7). Dadurch bekommt man sowohl den Überblick durch die Listendarstellung als auch die Detaildaten bei Auswahl eines Listeneintrages zu sehen. Das konnte man bisher nur durch Haupt-/Unterformular-Konstruktionen erreichen.

Abb. 7: Die neue Geteilte Ansicht in Formularen

Abb. 8: Dialog zum Verwalten von Anhängen

Abb. 9: Option für Mehrwertige Felder

Neue Datentypen

Mit Access 2007 führt Microsoft neue Datentypen ein. Der erste davon heißt Anhang und kann in einem Feld mehrere Dateien ohne den exorbitanten Speicherverbrauch der veralteten, aber aus Kompatibilitätsgründen weiter vorhandenen OLE-Objekte enthalten. Anhang ist also der von vielen lange erwartete effiziente Bildertyp.
Abb. 8 zeigt die Datenblattansicht einer Tabelle mit dem Verwaltungsdialog für ein Anhang-Feld, das zwei .jpg-Dateien enthält.

Im Formular gibt es dann im Kontextmenü des Feldes einen Eintrag zum Blättern zwischen den verschiedenen Anhängen.

Der zweite neue Datentyp ist nicht so einfach als solcher zu erkennen. Es handelt sich um die Mehrwertigen Felder.

Wie der Name sagt, dienen sie dazu, mehrere Werte in einem Feld zu speichern, zum Beispiel die Namen von Teilnehmern eines Meetings.

Man erstellt ein Mehrwertiges Feld, indem man im Tabellenentwurf den Nachschlageassistenten auswählt (s. Abb. 9). Der sieht genauso aus wie gewohnt, bis auf die unscheinbare Option Mehrere Werte zulassen im letzten Assistenten-Dialog. Access erstellt dann im Hintergrund, wie bisher von Nachschlagefeldern gewohnt, eine Beziehung, nur dass sie diesmal komplexer ist.

Das Speichern mehrerer Werte in einem Feld widerspräche ja den grundlegendsten Datenbankregeln.

Deshalb wird im Hintergrund eine Tabelle zur Auflösung der m:n-Beziehung angelegt. Microsoft verspricht, relational gehe alles mit rechten Dingen zu, versteckt jedoch die erzeugte Tabelle ohne Möglichkeit zur Einsichtnahme für den Entwickler oder Anwender.

Im Formular stellt Access Mehrwertige Felder durch eine neue Art von Kombinationsfeld mit Kontrollkästchen dar (s. Abb. 10).

Die Auswahl der Einträge erfolgt damit recht intuitiv. Die einzelnen ausgewählten Werte werden in der Anzeige durch Semikolons getrennt.

Abb. 10: Mehrwertiges Feld im Formular

Abb. 11: Filter-Dialog in der Titelleiste

Mehrwertige Felder werden sicher sehr populär werden, besonders bei weniger versierten Access-Anwendern.

Da der Zugriff auf die Feldwerte und die Hintergründe aber nicht völlig offen liegen, werden sie den Access-Webforen und -Newsgroups noch viel mehr Fragen bescheren als die bisherigen, für viele Anfänger und Gelegenheitsanwender mysteriösen Nachschlagefelder.

Filtern und Sortieren

Stark vereinfacht und erweitert wurde das Filtern und Sortieren vor allem in den Datenblattansichten.

Per Klick auf einen kleinen Pfeil in der Titelleiste öffnet sich eine neue Filter- und Sortierauswahl (s. Abb. 11).

Ähnlich wie bei einem Mehrwertigen Feld kann man die gewünschten Filtereinträge in einem Kombinationsfeld auswählen.

Befindet sich der Cursor in einem Datenfeld, so bietet das neugestaltete Kontextmenü weitere Filtermöglichkeiten (s. Abb. 13).

Der konkrete Feldwert wird ebenso zum Filtern angeboten wie viele Vergleichsoperatoren über den Eintrag Textfilter.

Wählt man einen dieser Operatoren, so kann man den Vergleichswert für den benutzerdefinierten Filter dann in einem designmäßig überraschend altmodischen und unpassenden kleinen Dialog eingeben (s. Abb. 12).

Die meisten dieser Filtervarianten sowie der althergebrachte Formularbasierte Filter sind natürlich auch über die Multifunktionsleiste erreichbar, sofern man sich zu den richtigen Registern und Befehlen durchkämpft.

Lebendige Berichte

Viele der neuen Filter- und Sortiermöglichkeiten sind auch in den bisher eher statischen Berichten vorhanden. Sie können in einem Bericht nun mit der rechten Maustaste in einen Eintrag klicken und erhalten die gleiche Filterauswahl.

Der Dialog für das Sortieren und Gruppieren wurde ebenfalls erweitert und einfacher über Kontextmenüs zugänglich gemacht.

Abb. 12: Der Dialog für den Filterwert

Abb. 13: Filterdialog in Datenfeldern

Abb. 14: Die neue Richt-Text-Eigenschaft

Wenn ein Bericht ein Hyperlink-Feld enthält, kann man nun in der Vorschauansicht sogar auf diesen Hyperlink klicken und damit eine Webseite öffnen.

Es gibt auch neue Ereignisse. Wie bisher nur in Formularen kann man jetzt auf die üblichen Maus- und Tastaturereignisse wie Klicken, Doppelklicken, Bei Taste Ab und so weiter auch in Berichten mit Code oder Makros reagieren. Berichte sind also weitgehend Formularen gleichgestellt.

Der große Unterschied zwischen Formularen und Berichten ist nur mehr die nach wie vor nicht mögliche direkte Dateneingabe.

Rich Text-Felder

Eine interessante Neuerung ist die Möglichkeit zur Darstellung von Rich Text in Texfeldern.

Sie wird bemerkenswert einfach über die neue Eigenschaft Textformat eingestellt. Wählt man dort statt des Standards Nur-Text den Eintrag Rich-Text (s. Abb. 14), so besitzt das Feld ab sofort alle klassischen Formatierungsmöglichkeiten von Rich-Text-ActiveX-Steuerelementen.

Die Formatierungen wählt man entweder aus der Multifunktionsleiste, oder man markiert einen Textabschnitt und wartet einen Moment auf das Erscheinen der ebenfalls neuen Mini-Symbolleiste (s. Abb. 15).

Microsoft hat eine Rich Text-Variante auf HTML-Basis gewählt. Das hat zur Folge, dass man einem Feld zum Beispiel per Code einen Wert zuweisen und dabei zur Formatierung ganz normale HTML-Tags mitsenden kann. So sorgt die Codezeile

Me!Gruss = "<b> Hallo </b>"

dafür, dass der Text "Hallo" in einem Textfeld namens Gruss dargestellt wird.

Abb. 15: Rich Text und Mini-Symbolleiste im Einsatz

Voraussetzung ist, dass die Eigenschaft Textformat des Steuerelementes auf Rich-Text eingestellt ist. Ist das nicht der Fall, oder wird nachträglich wieder auf Nur-Text umgestellt, so stehen die Formatierungs-Tags sichtbar im Inhalt des Feldes.

Das ist das gleiche Prinzip wie bisher bei der Darstellung von Memos mit ActiveX-Steuelementen. Die HTML-Tags haben den Vorteil, dass sie leichter lesbar und weitaus bekannter sind als andere Rich Text-Formatbefehle.

Ausblick

Ich konnte hier nur einen groben Überblick über etliche Neuerungen in Access 2007 geben. Es gibt noch viele weitere und bei einigen Themen könnte man in die Tiefe gehen. Es handelt sich allerdings immer noch um eine Betaversion, die Änderungen unterliegt.

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