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Access 2002: Lohnt sich der Umstieg?

Autor: André Minhorst, Duisburg

Die Verkürzung der Produktzyklen von Microsoft Office von drei auf zwei Jahre lässt zunächst einmal darauf hoffen, dass Microsoft eine Menge von Neuerungen auf Lager hat und diese unbedingt der produktiven Klasse zur Verfügung stellen möchte. Was Access 2002 betrifft, drangen so manche Schlagworte an des Nutzers Ohr: und alle dieser Schlagworte begannen mit den drei Buchstaben XML. Darüber hinaus gab es nicht viel zu hören, und auch die Online-Hilfe von Access lässt sich die Würmer aus der Nase ziehen. Dabei gibt es eine ganze Menge von Neuheiten, die vor allem dem Entwickler von Access-Anwendungen eine Menge Freude bereiten werden.

Sie werden schnell feststellen, dass es sich bei den genannten Neuerungen nicht nur um reine Neuerungen, sondern teilweise um Reparaturen übereilter und somit fehlerhafter Features von Access 2000 handelt.

Abb. 1: Das neue Outfit der Access-Benutzeroberfläche

Auch ist leider eine detaillierte Behandlung der neuen Funktionen wegen deren Menge im Rahmen des vorliegenden Beitrages nicht möglich.

Eine genaue Empfehlung, ob sich der Umstieg für Sie lohnt, kann der Beitrag erst dann geben, wenn Sie Ihre Anforderungen an Access überprüfen und mit den Funktionen der unterschiedlichen Access-Versionen vergleichen.

Äußerlichkeiten

Bereits auf den ersten Blick fällt auf, dass der erwartete Dialog zum Öffnen oder Anlegen einer Datenbank fehlt. Dafür befindet sich auf der rechten Seite des Access-Fensters nun der so genannte Aufgabenbereich (s. Abb. 1).

Hier finden Sie soweit alle Funktionen des bisher verwendeten Dialoges. Darüber hinaus finden Sie hier die neue Zwischenablage von Office sowie einige Suchfunktionen. Die Zwischenablage fasst nun 24 Elemente fasst und bietet eine verbesserte Vorschau auf die gespeicherten Elemente.

Abb. 2: Mehrfaches Rückgängig machen und Wiederholen in der Entwurfsansicht

Die neue Suche von Office 2002 bietet die Möglichkeit der Unterstützung durch den Indexdienst von Windows 2000.

Access 2000-Anwender vermissen möglicherweise den Office-Assistenten sowie die personalisierten Menüs. Beide sind zwar zu Beginn deaktiviert, aber nach wie vor vorhanden.

Die Online-Hilfe ist nun unabhängig von dem eigentlichen Anwendungsfenster und kann beliebig angepasst werden.

Ein Blick auf die Menü- und Symbolleisten verrät auch hier eine optische Überarbeitung: Schaltflächen werden nun bei Benutzung farbig hinterlegt und nicht mehr dreidimensional hervorgehoben.

Dateisystem

Access 2002 ist die erste Version von Access, mit der Sie ohne Probleme Datenbanken der Vorgängerversion Access 2000 öffnen und bearbeiten können. Doch damit nicht genug: Access 2002 ist sogar standardmäßig auf das Access 2000-Dateiformat eingestellt.

Es gibt lediglich Probleme, wenn Sie eine Datenbank mit Access 2002 erstellen und einige neue Funktionen von Access 2002 - z. B. neue Methoden - in die Datenbank einbauen. Solche Datenbanken könnten unter Access 2000 zu Fehlern führen.

Auf den zweiten Blick

Wenn Sie ein wenig mit Access 2000 herumexperimentieren, treffen Sie vielleicht auf einige der eher unscheinbaren Verbesserungen der Benutzeroberfläche.

So bietet Access 2002 beispielsweise die Möglichkeit, im Entwurf von Tabellen, Abfragen, Formularen, Berichten und Datenzugriffsseiten mehrere Schritte rückgängig zu machen und diese bei Bedarf auch wiederherzustellen oder zu wiederholen (s. Abb. 2).

Die Tatsache, dass man in Access 2000 Unterformulare in der Entwurfsansicht direkt im Hauptformular bearbeiten kann, war zwar gut gemeint.

Leider boten sich aber einige Nachteile, z. B. dass manche Unterformulare im Entwurf einfach zu groß für eine Bearbeitung im entsprechenden Unterformularsteuerelement waren.

Daher finden Sie in der neuen Version die Möglichkeit, Unterformulare in der Entwurfsansicht vom Hauptformular aus in einem eigenen Fenster anzuzeigen und dort auch zu bearbeiten.

Access 2002 bietet außerdem einige sinnvolle neue Tastaturkombinationen, wie z. B. F4 zur Anzeige der Eigenschaften eines Objektes im Entwurf, Shift + F7 zum Setzen des Focus vom Eigenschaftsfenster auf das entsprechende Steuerelement oder die Kombinationen Strg + . und Strg + , zum Wechseln zwischen den einzelnen Ansichten des aktuellen Objektes. Gerade letztere Tastenkombination lässt die Maus beinahe zum Statisten werden.

Abb. 3: Es gibt zwei neue Ansichten für verschiedene Objekte.

Abb. 4: Beispiel eines Pivot-Diagramms

Pivot-Tabellen und -Charts

Pivot-Tabellen und Pivot-Charts kennen Sie vermutlich bereits von früheren Access-Versionen. Die aktuelle Version vereinfacht deren Handhabung und bietet sogar die Möglichkeit an, Tabellen, Abfragen, Formulare und Datenzugriffsseiten in der Ansicht PivotTable oder PivotChart anzuzeigen (s. Abb. 3).

Die Pivot-Ansichten bieten dem Anwender eine große Anzahl von Möglichkeiten, um die gewünschten Daten anzuzeigen. So kann z. B. der Grad der Detaillierung bezogen auf den Umsatz eines Mitarbeiters mit wenigen Mausklicks vergrößert und verkleinert werden.

Die Ansicht PivotChart schließlich bietet die grafische Veranschaulichung der Daten (s. Abb. 4).

Die Möglichkeit, ein Formular in der PivotTable-Ansicht als Unterformular eines weiteren Formulars einzubinden, bietet unzählige Möglichkeiten:

So können Sie beispielsweise die Abfrage zur Auswahl der im Pivot-Formular anzuzeigenden Daten mit einigen Parametern versehen. Der Anwender kann die Parameter dann im Hauptformular eingeben und das Aussehen der Pivot-Tabelle aktiv mitgestalten.

Access-Projekte, SQL-Server und MSDE

Wie in Access 2000 begonnen setzt Microsoft seinen Wegfort, die herkömmliche Access-Datenbank mit der Jet-Engine durch ein Access-Frontend und den SQL-Server als Backend zu ersetzen.

Um den einfachen Access-Anwender ohne ausartende Datenbestände ebenfalls in die richtige Richtung zu lenken, befindet sich auch diesmal wieder eine Version der Microsoft Data Engine auf der Office-CD (leider wieder genauso gut versteckt wie zuvor).

Sie hat allerdings einen neuen Namen: SQL Server 2000 Desktop Engine. Das deutet darauf hin, dass es sich erneut um eine abgespeckte Version des SQL-Server handelt - in dem Fall mit der Versionsnummer 2000.

Abb. 5: Die HTML-Ansicht von Daten einer XML-Datei

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