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Zusammenfassung

Sie erhalten Antworten auf die meistgestellten Fragen zu Kombinations- und Listenfeldern.

Techniken

Formulare, Listenfelder, Kombinationsfelder, VBA

Voraussetzungen

Access 97 oder höher

Beispieldateien

FAQ9_97.mdb

FAQ9_00.mdb

Access-FAQ: Kombinations- und Listenfelder

Karl Donaubauer, Wien

In der Access-FAQ von Karl Donaubauer (www.donkarl.com) finden Sie die meistgestellten Fragen und Anworten zum Thema Microsoft Access. In dieser Beitragsreihe stellt Karl Donaubauer die wichtigsten Einträge im Detail vor und zeigt Ihnen entsprechende Lösungen anhand praxisnaher Beispiele. Im neunten Teil lernen Sie die Lösungen zu den häufigsten Problemen im Zusammenhang mit Kombinations- und Listenfeldern in Formularen kennen.

Performance mit Kombinations- und Listenfeldern

Es steht zwar nicht in der Online-Hilfe, aber die nicht änderbare maximale Zeilenanzahl für beide Steuerelemente beträgt in allen Access-Versionen 65536. Wenn die Datensatzherkunft mehr Datensätze enthält, werden die überzähligen ignoriert und nicht dargestellt. Sie sollten ohnehin niemals in diese Verlegenheit kommen, sondern dafür sorgen, dass nicht mehr als einige hundert oder wenige tausend Zeilen in einem Kombinationsfeld oder Listenfeld dargestellt werden. Der Grund ist die schlechte Performance bei sehr vielen Zeilen. Es ist fast immer möglich, große Datensatzmengen für die Verwendung sinnvoll vorzufiltern, sei es nach Anfangsbuchstabe, Gruppe, Bereich, Region oder ähnlich. Mehr dazu später in diesem Artikel.

Das Problem der oft schlechten Performance mit Kombinations- und Listenfeldern wird verschärft, wenn sich mehrere davon in einem Formular befinden. Das Öffnen des Formulars kann dann sehr lange dauern und unzumutbar für den Benutzer werden. Die erste Maßnahme in solchen Fällen wäre natürlich die Reduzierung dieser Steuerelemente. Da sie aber großartige Funktionalität bieten und der Anwender dadurch leicht verwöhnt wird, ist das nicht immer möglich, vor allem, wenn sich erst im Laufe der Verwendung einer Datenbank die Datenmengen stark erhöhen und die Performance immer schlechter wird.

Teil des Performance-Problems ist, dass die Datensatzherkunft von Kombinations- und Listenfeldern immer schon beim Öffnen des Formulars geladen wird, um die Steuerelemente zu füllen. Hier kann man lösungsmäßig ansetzen.

Lassen Sie einfach die Eigenschaft Datensatzherkunft leer, oder, wenn Sie unbedingt schon beim Öffnen des Formulars Werte anzeigen müssen, belegen Sie sie standardmäßig mit stark einschränkenden Abfragen. Erst wenn der Anwender aktiv auf das Kombinations- oder Listenfeld zugreift, setzen Sie die Datensatzherkunft per VBA.

Dafür reichen drei Zeilen Code im Ereignis Beim Hingehen des Steuerelementes. Angenommen, Sie möchten das Kombinationsfeld cboOrte mit den Daten aus der Tabelle tblOrte füllen:

If Me!cboOrte.RowSource <> "tblOrte" Then

    Me!cboOrte.RowSource = "tblOrte"

End If

Die Prüfung mit If vorneweg sorgt dafür, dass das Befüllen nicht unnötig wiederholt wird, wenn der Anwender erneut auf das bereits gefüllte Kombinationsfeld zugreift.

Kombinationsfeld automatisch öffnen

Ein häufig gewünschtes Feature für Klickfaule ist, dass sich die Auswahlliste eines Kombinationsfeldes beim Hingehen wie von Geisterhand öffnen möge, ohne dass der Anwender auf den entsprechenden Abwärtspfeil klicken muss.

In den ersten Versionen von Access konnte man das nur mit dem fehlerbehafteten Sendkeys-Befehl regeln, mit dem man eine der Windows-Tastenkombinationen zum Öffnen von Auswahllisten, Alt + Pfeil nach unten oder F4, losschickte.

Heutzutage ist das eine Unsitte, die man aber immer noch entweder als Tipp oder in Anwendungen zu sehen bekommt. Bereits seit Access 95 gibt es für diesen Zweck die Methode Dropdown.

Zu ihrer Ausführung muss das Kombinationsfeld den Fokus haben. Sie müssen also entweder, wie im Beispielformular gezeigt (s. Abb. 1), zuerst den Fokus auf das Kombinationsfeld setzen oder das Ereignis Beim Hingehen des Kombinationsfeldes verwenden. Der Code ist dann einfach:

Me!cboOrte.Dropdown

Abb. 1: Kombinationsfeld per Schaltfläche geöffnet

Zugriff auf weitere Spalten

In der Eigenschaft Value eines Kombinations- oder Listenfeldes befindet sich immer nur der Wert aus der gebundenen Spalte. Den Zugriff auf die Werte anderer Spalten ermöglicht die Eigenschaft Column(Spalte, Zeile). Die Parameter für die Spalte und die Zeile sind beide nullbasierend. Den Wert der zweiten Spalte aus der zweiten Zeile erhalten Sie daher mit:

Me!cboOrte.Column(1,1)

Wenn Sie nur den ersten Parameter angeben, also jenen für die Spalte, zum Beispiel

Me!cboOrte.Column(1)

dann wird der Wert aus der aktuell ausgewählten Zeile zurückgeliefert.

Ein Bezug dieser Art wird auch gerne verwendet, um in ungebundenen Textfeldern eines Formulars die Werte aus den nicht gebundenen Spalten eines Kombinationsfeldes anzuzeigen. Wenn es nur um die Anzeige geht, reicht für das anzeigende Textfeld ein Steuerelementinhalt wie:

=[cboOrte].[Column](1)

Beispiele für die Verwendung von Column finden Sie ebenfalls im Formular frmKombinationsfeldOeffnen aus Abb. 1.

Möchten Sie hingegen den Wert in einem gebundenen Textfeld speichern, so müssen Sie ihn, am besten im Ereigniscode Nach Aktualisierung des Kombinationsfeldes, per VBA zuweisen:

Me!MeinFeld = Me!cboOrte.Column(1)

Noch ein Hinweis auf einen Trick, um Column() auch in Bezügen in Abfragen verwenden zu können. Ein Bezug wie der folgende (in einer Zeile) in einem Abfragekriterium funktioniert nicht, weil JET mit der Column-Eigenschaft nichts anfangen kann:

Forms!MeinFormular!MeinListenFeld.
Column(1)

Abhilfe bringt, wie so oft, die Verwendung der Funktion Eval(), die dafür sorgt, dass der Expression Service von JET den Bezug auswertet, bevor die Abfrage von der JET-Query-Engine weiter verarbeitet wird. Der Bezug in der Abfrage muss dafür lauten (in einer Zeile):

Eval("Forms!MeinFormular!MeinListenFeld.
Column(1)")

Eintrag auswählen

Abb. 2: Automatische Markierung bestimmter Zeilen

Eine häufige Anforderung an Kombinationsfelder und gelegentlich auch an Listenfelder ist ein voreingestellter Wert. Meistens geht es darum, den ersten oder letzten Wert aus der Liste automatisch auszuwählen.

Für diese Zwecke eignet sich am besten die Eigenschaft ItemData. Der Index von ItemData ist wieder nullbasierend, das heißt ItemData(0) ist die erste Zeile des Steuerelementes, ItemData(1) die zweite und so weiter.

Das Listenfeld lstOrte im Beispielformular (s. Abb. 2) ist so präpariert, dass beim Öffnen des Formulars die erste Zeile vorausgewählt ist. Erreicht wird das durch folgenden Eintrag in der Eigenschaft Standardwert des Listenfeldes:

[lstOrte].[ItemData](0)

In Abb. 2 sehen Sie auch mehrere Schaltflächen, die weitere Varianten vorführen. Der Code, um die erste Zeile eines Listenfeldes oder Kombinationsfeldes per VBA auszuwählen, lautet schlicht:

Me!lstOrte = Me!lstOrte.ItemData(0)

Etwas komplizierter ist das dynamische Weiterspringen um jeweils eine Zeile (ohne Zeilenumbruch):

Me!lstOrte = Me!lstOrte.ItemData
(Me!lstOrte.ListIndex + 1)

Die aktuell ausgewählte Zeile wird dabei mithilfe der Eigenschaft ListIndex ausgelesen und um 1 erhöht. Der Code zum Auswählen der letzten Zeile lautet:

Me!lstOrte = Me!lstOrte.ItemData
(Me!lstOrte.ListCount - 1)

Mithilfe der Eigenschaft ListCount wird dabei die Anzahl der Zeilen ermittelt und, da ItemData ja nullbasierend ist, 1 subtrahiert.

ListCount können Sie auch für andere nützliche Zwecke einsetzen. So kann es etwa für den Anwender eine sinnvolle Information sein, wenn er weiß, die wievielte Zeile von wie vielen vorhandenen er gerade ausgewählt hat. In Abb. 2 sehen Sie unterhalb des Listenfeldes ein entsprechendes Textfeld mit folgendem Steuerelementinhalt:

=[lstOrte].[ListIndex]+1 & " / " & [lstOrte].[ListCount]

ListIndex ist wiederum eine nullbasierende Eigenschaft, die den aktuell gewählten Eintrag wiedergibt.

Kombinationsfeld - Eintrag
hinzufügen

Es gibt mehrere Varianten, um den im Textteil eines Kombinationsfeldes eingegebenen Wert per VBA in seine Auswahlliste aufzunehmen. In der ersten hier demonstrierten Variante wird der Wert unmittelbar nach der Eingabe und ohne Nachfrage in die Liste aufgenommen.

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