Zur Hauptseite ... Zum Onlinearchiv ... Zum Abonnement ... Zum Newsletter ... Zu den Tools ... Zum Impressum ... Zum Login ...

Achtung: Dies ist nicht der vollständige Artikel, sondern nur ein paar Seiten davon. Wenn Sie hier nicht erfahren, was Sie wissen möchten, finden Sie am Ende Informationen darüber, wie Sie den ganzen Artikel lesen können.

Kompletten Artikel lesen?

Einfach für den Newsletter anmelden, dann lesen Sie schon in einer Minute den kompletten Artikel und erhalten die Beispieldatenbanken.

E-Mail:

Gedrucktes Heft

Diesen Beitrag finden Sie in Ausgabe 3/2004.

Unser Angebot für Sie!

Lesen Sie diesen Beitrag und 500 andere sofort im Onlinearchiv, und erhalten Sie alle zwei Monate brandheißes Access-Know-how auf 72 gedruckten Seiten! Plus attraktive Präsente, zum Beispiel das bald erscheinende Buch 'Access 2010 - Das Grundlagenbuch für Entwickler'!

Diesen Beitrag twittern

Etikettendruck mit der Adressverwaltung

André Minhorst, Duisburg

Adressverwaltungen sind vermutlich die weit verbreiteste Anwendung von Datenbanken. Da außer Schürzenjägern vermutlich niemand Adressen nur um des Sammelns willen hortet, sollte eine Adressverwaltung die für den jeweiligen Anwendungsfall passende Funktion mitbringen. Auf Grund der Vielfalt potenzieller Erweiterungen stellt Access im Unternehmen in loser Folge neue Funktionen für die Adressverwaltung aus Ausgabe 4/2003 vor. In der aktuellen Ausgabe erfahren Sie, wie Sie der Adressverwaltung das Drucken von Etiketten beibringen.

Etikettendruck

Wenn Sie gelegentlich Serienbriefe verschicken und nicht gerade nur Umschläge mit Sichtfenster benutzen, kommen Sie früher oder später vermutlich zu dem Vergnügen, Etiketten zu bedrucken und diese anschließend aufzukleben. Word und Access bieten Assistenten, die Ihnen dabei helfen, wenn Sie nicht allzu hohe Ansprüche stellen. Sobald man aber mal mehrere Exemplare mit der gleichen Adresse oder nur die restlichen Etiketten eines bereits angebrochenen Etikettenbogens bedrucken möchte, wird man schmählich im Stich gelassen. In den folgenden Kapiteln erfahren Sie daher, wie Sie die in den Ausgaben 4/2003 und 6/2003 von Access im Unternehmen vorgestellte Adressverwaltung in eine Etikettendruckmaschine umwandeln.

Flexibilität beim Etikettendruck

Ziel der Erweiterung der Adressverwaltung ist nicht nur eine Funktion zum Drucken einer Liste von Adressen auf einem Etikettenbogen - die Ausgabe soll auch besonders flexibel sein. Dazu gehören vor allem die folgenden Punkte:

  • Ausgabe von beliebig vielen Exemplaren je Adressetikett
  • Freilassen von beliebig vielen Etiketten zu Beginn des Etikettenbogens, um den leeren Platz von schon verbrauchten Etiketten nicht erneut zu bedrucken und somit angefangene Bögen noch verwenden zu können
  • Flexible Anpassung aller möglichen Parameter wie zum Beispiel Anzahl der Zeilen und Spalten und deren Abmessungen durch manuelle Eingabe und spätere Wiederverwendung unterschiedlicher Vorlagen
  • Verwendung unterschiedlicher Drucker mit demselben Druckergebnis durch manuelle Anpassung der Seitenränder an die Möglichkeiten des jeweiligen Druckers
  • Flexible Gestaltung der Etiketten durch direkten Zugriff auf den Entwurf der einzelnen
    Etiketten
  • Abb. 1: Aufrufen der Funktion Etikettendruck

    Starten des Etikettendrucks

    Der Menüeintrag Berichte/Etikettendruck dient dem Aufrufen des Formulars mit den weiteren Funktionen (s. Abb. 1). Im Dialog mit der Überschrift Etiketten drucken stellen Sie alle benötigten Eigenschaften für den Ausdruck der Etiketten ein (s. Abb. 2).

    Anpassen des Layouts eines
    einzelnen Etiketts

    Das Kombinationsfeld Etikettlayout dient der Auswahl einer Vorlage für das Aussehen eines einzelnen Etiketts. Dort können Sie beispielsweise eine allgemeine Vorlage ablegen, die für den alltäglichen Geschäftsverkehr verwendet wird, oder Sie legen zusätzlich weitere Vorlagen für besondere Anlässe an. Falls Sie sich nun fragen, was für besondere Anlässe es denn gäbe und wie sich das Aussehen von Etiketten dadurch verändert, stellen Sie sich doch einfach einmal vor, Sie möchten zu Weihnachten ein Etikett verwenden, das neben der Adresse noch einen schnuckeligen Weihnachtsbaum enthält.

    Abb. 2: Hier legen Sie die Parameter für den Etikettendruck fest.

    Abb. 3: Ein Etikett in der Entwurfsansicht

    Nebenher können Sie natürlich verschiedene Etikettlayouts für die unterschiedlichen Abmessungen der Etiketten auf den Etikettenbögen anlegen.

    Die Schaltfläche zum Bearbeiten eines Etikettlayouts öffnet den Bericht mit dem jeweiligen Etikett in der Entwurfsansicht (s. Abb. 3). Dieser Bericht ist schon so weit vorbereitet, dass er alle relevanten Felder enthält.

    Zum Anpassen des Berichts stellt man einfach die üblichen Eigenschaften der Steuerelemente wie Schriftart, -größe, -farbe, -dicke und so weiter ein.

    Selbstverständlich muss man dafür Sorge tragen, dass die Abmessungen des Grundlayouts des Etiketts nicht mit den Abmessungen des Etikettenbogens ins Gehege kommen - dazu jedoch weiter unten mehr.

    Erstellen eines neuen Etikettlayouts

    Mit der Schaltfläche Neues Etikett kann man ein neues Etikett erstellen. Da die Anwendung auch für Benutzer ohne umfangreiche Access-Erfahrung nützlich sein soll, wirft sie ihm keinen leeren Bericht vor die Füße, sondern verwendet den im Kombinationsfeld Etikettlayout ausgewählten Eintrag als Vorlage.

    Nach dem Klick auf die Schaltfläche Neues Etikett muss der Benutzer zunächst eine Bezeichnung für das neue Etikettlayout eingeben, bevor er mit dem Editieren beginnen kann. Mit dem Schließen des Entwurfs und der Bestätigung des Speichervorgangs ist das neue Etikettlayout einsatzbereit.

    Hinweis

    Die Funktion zum Drucken von Etiketten wäre noch benutzerfreundlicher, wenn statt des Berichtsentwurfs eine alternative, idiotensichere Benutzeroberfläche zum Anpassen der Etikettlayouts vorhanden wäre. Das würde allerdings erstens den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen und andererseits die Flexibilität einschränken, die der Berichtsentwurf bietet. Wenn Sie die Anwendung also Benutzern zugänglich machen, die nicht sensibel genug für den Umgang mit dem Berichtsentwurf sind, stellen Sie ihm einfach das gewünschte Layout zur Verfügung und deaktivieren die Funktion. (

    Bearbeiten der Etikettenbögen

    Sie möchten natürlich nicht nur ein Etikett auf Ihren Bogen drucken, sondern wenn möglich eine ganze Menge - und das in der zu dem Bogen passenden richtigen Spalten- und Zeilenanzahl und den entsprechenden Abmessungen.

    Die Auswahl der zur Verfügung stehenden Etikettenbögen und die Bearbeitung bestehender sowie die Erstellung neuer Vorlagen erfolgt über das Kombinationsfeld Etikettenbögen und die rechts daneben befindliche Schaltfläche.

    Mit dem Kombinationsfeld wählen Sie einen der vorhandenen Bögen aus. Um die Eigenschaften des Bogens zu bearbeiten oder einen neuen Bogen anzulegen, klicken Sie auf die Schaltfläche neben dem Kombinationsfeld. Es öffnet sich der Dialog aus Abb. 4.

    Abb. 4: Eigenschaften eines Etikettenbogens

    Nehmen Sie sich nun den Etikettenbogen Ihrer Wahl zur Hand und tragen Sie die Abmessungen des Bogens hier ein. Gegebenenfalls finden Sie diese auf der Verpackung der Etiketten und müssen nicht selbst zum Lineal greifen. Anderenfalls haben Sie auch die Möglichkeit, den Etikettenassistenten von Word zu öffnen und dort die gewünschten Abmessungen zu ermitteln.

    Dazu gehen Sie folgendermaßen vor:

  • Öffnen Sie Word.
  • Wählen Sie den Menüeintrag Extras/Briefe und Sendungen ( Umschläge und Etiketten... aus.
  • Klicken Sie im nun erscheinenden Dialog Umschläge und Etiketten auf die Schaltfläche Optionen.
  • Hier finden Sie die Möglichkeit, die einzelnen Produkte der unterschliedlichen Hersteller auszuwählen (s. Abb. 5).
  • Nach der Auswahl des gewünschten Etiketts klicken Sie auf die Schaltfläche Details... und entnehmen dem folgenden Dialog die gewünschten Informationen (s. Abb. 6). (
  • Abb. 5: Auswahl der Etikettenmarken und -typen

    Abb. 6: Ansicht der Abmessungen eines Etikettenbogens

    Anlegen eines neuen Etikettenbogens

    Zum Anlegen eines neuen Bogens öffnen Sie zunächst den Dialog zum Bearbeiten der Etikettenbögen. Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche zum Anlegen eines neuen Datensatzes - das ist die rechte Schaltfläche der Navigationsleiste.

    Festlegen der Seiteneinrichtung

    Wenn Sie bereits Erfahrung im Umgang mit Berichten in Access haben, wissen Sie, dass der sichtbare Bereich in der Entwurfsansicht lediglich den bedruckbaren Bereich des Blattes anzeigt. Die Seitenränder bekommen Sie erst in der Vorschauansicht oder beim Ausdruck zu sehen.

    Da die Seitenränder von Drucker zu Drucker und unter Umständen auch in Abhängigkeit des Anwendungsfalls unterschiedlich eingestellt sein können, enthält die Anwendung auch die Möglichkeit, verschiedene Seiteneinstellungen zu speichern.

    Das ist gerade aus dem folgenden Grund wichtig: Die Abmessungen der Etikettenbögen werden absolut in Bezug zum oberen und linken Seitenrand angegeben. Wenn nun der Rand auf dem Etikettenbogen 25 mm beträgt, aber der in den Seiteneinstellungen eingetragene Seitenrand nur 20 mm misst, muss die Anwendung dies beim Drucken des Berichts berücksichtigen und den Inhalt des Etiketts um die Differenz der beiden Seitenränder - also 5 mm - vom linken Rand entfernt einsetzen. Access könnte die Seiteneinstellungen des aktuellen Berichts auch automatisch einlesen. Dieser Vorgang ist jedoch äußerst kompliziert und wird daher durch eine manuelle Eingabe der Seitenränder und Papierabmessungen ersetzt.

    Da die Anwendung auch hier flexibel sein soll, kann man wiederum mehrere Vorlagen festlegen. Das Kombinationsfeld Druckereinstellungen dient der Auswahl einer der zur Verfügung stehenden Vorlagen. Die ausgewählte Vorlage kann durch einen Mausklick auf die rechts daneben liegende Schaltfläche bearbeitet werden
    (s. Abb. 7).

    Auch hier klicken Sie zum Neuanlegen einer Vorlage auf die rechte Schaltfläche der Navigationsleiste.

    Abb. 7: Eingabe von Druckereinstellungen

    Hinweis

    Die Anwendung enthält keine Validierung, ob die Abmessungen der einzelnen Etiketten, der Etikettenbögen und die Druckereinstellungen miteinander korrespondieren. Diese Funktion wäre ein ernsthafter Kandidat für eine mögliche Erweiterung. (

    Anzahl freier Etiketten

    Mit dem gleichnamigen Textfeld legen Sie fest, wie viele Etiketten am Anfang des Etikettenbogens freigelassen werden. Die freien Etiketten werden dabei von links nach rechts und von oben nach unten gezählt.

    Anzahl der zu druckenden
    Exemplare je Adresse

    Um die Anzahl der Etiketten je Adresse festzulegen, gibt es zwei Möglichkeiten. Die erste Möglichkeit ist das manuelle Festlegen der Anzahl je Adresse. Dazu befindet sich am rechten Rand einer jeden Adresse ein Textfeld zur Eingabe der gewünschten Anzahl. Da normalerweise davon auszugehen ist, dass man von jedem Etikett die gleiche Anzahl druckt, enthält das Formular zusätzlich ein Textfeld, in das Sie die Anzahl eingeben können, die das Formular für alle Adressen speichern soll.

    Drucken der Etiketten

    Nachdem alle Einstellungen vorgenommen sind, wartet die Schaltfläche Etiketten drucken auf ihren Einsatz. Sie bewirkt die Anzeige des Berichts mit den Etiketten in der Vorschauansicht (s. Abb. 8).

    Vorbereiten der Datenherkunft

    Abb. 8: Das fertige Formular

    Abb. 9: Datenmodell der Adressverwaltung

    Die Adressverwaltung verwaltet im Gegensatz zu vielen Konkurrenzprogrammen die Adressen von Personen und Unternehmen getrennt in zwei unterschliedlichen Tabellen. Diese müssen Sie natürlich zunächst in entsprechender Form in einer Abfrage zusammenführen.

    Dabei können drei verschiedene Arten von Adressen auftauchen:

  • Unternehmen ohne Ansprechpartner
  • Unternehmen mit Ansprechpartner
  • Personen
  • Die Unternehmen werden in Unternehmen mit und ohne Ansprechpartner unterteilt, weil es möglich ist, dass ein Unternehmen nicht nur einen Ansprechpartner hat, sondern dass jeder Mitarbeiter ein möglicher Ansprechpartner ist.

    Ein Blick auf das Datenmodell bringt weiteres Licht ins Dunkel (s. Abb. 9). Jedes Unternehmen wird für sich in einem Datensatz der Tabelle tblUnternehmen gespeichert. Die Zuordnung der Adressen der Personen zu den Unternehmen erfolgt in der Tabelle tblAdressen. Davon ausgehend, dass jede Person nur in einem Unternehmen arbeitet, kann das Unternehmen über das Verknüpfungsfeld UnternehmenID der Tabelle tblAdressen ausgewählt werden.

    Die für die Auswahl der zu druckenden Adressetiketten erforderliche Datenherkunft soll nun jede Person einmal mit der eigenen Adresse und, soweit vorhanden, einmal mit den beruflichen Kontaktdaten aufführen und zusätzlich die allgemeinen Adressdaten der einzelnen Unternehmen enthalten.

    Dazu ist die Verknüpfung mehrerer Tabellen oder Abfragen per UNION-Abfrage erforderlich.

    Die Tabellen sollen folgendermaßen aufgebaut sein:

  • Unternehmen
  • Anrede, Titel, Vorname und Nachname
  • Straße
  • PLZ und Ort
  • Land
  • Außerdem kommen noch einige weitere Felder hinzu.
  • Vorüberlegungen

    Die vorliegende Konstellation macht es nicht unbedingt leicht, die Daten für Adressetiketten bereitzustellen. Wesentlich leichter wäre es, wenn die Daten von Unternehmen und Personen sich wie in anderen Adressverwaltungen in einer Tabelle befinden würden. Da die vorliegende Anwendung jedoch Ihre Kontaktdaten aus unterschiedlichen Quellen bezieht, sind nachfolgend einige Tricks erforderlich, um zum gewünschten Ergebnis zu kommen.

    Das in der weiter oben beschriebenen Funktionsweise der Anwendung erläuterte Ziel, Adressen in ein- oder mehrfacher Ausführung in Etikettenform auszugeben, beschwört zunächst eine grundlegende Entscheidung bezüglich des Datenmodells herauf.

    Es gilt nämlich, die Anzahl der auszudruckenden Exemplare jeder Adresse, ob Unternehmen, Privatperson oder Ansprechpartner, mit dieser zu speichern.

    Da die Daten aus unterschiedlichen Tabellen stammen, müssten eben diese um je ein Feld zur Angabe der Anzahl ergänzt werden. Das würde noch funktionieren, wenn nur Personen und Unternehmen vorkämen, aber da Personen auch noch in Zusammenhang mit Unternehmen als Ansprechpartner aufgeführt werden sollen, müssten schon mehrere neue Felder für die Speicherung der jeweiligen Anzahl angelegt werden.

    Sie haben das Ende des frei verfügbaren Teils des Artikels erreicht. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie den vollständigen Artikel lesen und auf viele hundert weitere Artikel zugreifen können.

    Sind Sie Abonnent?Jetzt einloggen ...
     

    Kompletten Artikel lesen?

    Einfach für den Newsletter anmelden, dann lesen Sie schon in einer Minute den kompletten Artikel und erhalten die Beispieldatenbanken.

    E-Mail:

    Verwandte Beiträge:

    Berichte manuell füllen

    Termine in Berichten darstellen

    Gruppensummen ohne Gruppen im Berichtsfuß

    © 2003-2015 André Minhorst Alle Rechte vorbehalten.