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Karteikasten mit Access

André Minhorst, Duisburg

Mit dem zunehmenden Einzug von PCs in die unterschiedlichen Bereiche der Geschäftswelt sterben die guten alten Karteikästen und die dazugehörenden Karteikarten langsam aus. Doch längst nicht in allen Bereichen gibt es digitale Pendants zu den Karteikästen: Viele der früher auf Karteikarten vorhandenen Informationen wie zum Beispiel Leitsätze von Gerichtsurteilen liegen zwar mittlerweile in digitaler Form auf regelmäßig aktualisierten CDs vor, doch wie es bei fertigen CDs üblich ist, können dem jeweiligen Datenbestand keine eigenen Daten hinzugefügt werden. Daher lernen Sie im vorliegenden Beitrag eine Musterlösung zur Verwaltung von Karteikarten am Beispiel von Gerichtsurteilen kennen.

Digitale Karteikarten

Karteikarten zeichnen sich besonders durch die Eigenschaft aus, dass sie kompakt und überschaubar sind. Das steht im krassen Gegensatz zu den meisten aktuellen Computeranwendungen.

Wenn eine Anwendung zur Verwaltung der Inhalte von Karteikarten in digitaler Form aber leicht zu handhaben ist und den Benutzer, der bisher mit einem herkömmlichen Karteikasten gearbeitet hat, nicht mit übermäßig vielen Funktionen überhäuft, kann sie sehr viele Vorteile bringen.

Vorteile von digitalen Karteikästen

Jeder Karteikasten platzt irgendwann einmal aus den Nähten, was zwar auch einer Festplatte passieren kann, aber sicher nicht durch das Füllen mit den Inhalten von Karteikarten.

Neben der Platzersparnis ist die Möglichkeit der gezielten Suche einer der Hauptvorteile gegenüber Karteikarten. Konnten Karteikarten vielleicht nach Kategorien eingeteilt und innerhalb der Kategorien noch nach Kriterien wie dem Alphabet oder dem Datum sortiert werden, ist eine Suche in einem Datenbanksystem nur durch die Art der bereits verfügbaren Informationen beschränkt.

Ein wesentlicher Vorteil ist die vereinfachte Eingabe von Daten. Bereits eingegebene Daten wie Autoren, Schlagworte, Normen und so weiter können bei der erneuten Eingabe automatisch begrenzt werden.

Wenn Daten ergänzt werden müssen, können Informationen dorthin geschrieben werden, wo sie hingehören, und nicht an den unteren Rand der Karteikarte - wohin dann durch ein Sternchen von der entsprechenden Textstelle aus verwiesen wird.

Einfachheit

Die nachfolgend beschriebene Musterlösung soll am Beispiel einer Leitsatzkartei beschreiben, wie Karteikarten mit einer Access-Datenbankanwendung verwaltet werden können. Die Anwendung soll auch für Benutzer geeignet sein, die nicht regelmäßig mit Datenbankanwendungen arbeiten. Daher wird die Benutzeroberfläche, mit einigen Ausnahmen, bewusst einfach gehalten.

An Stellen, die üblicherweise ein wenig Datenbank-Know-how verlangen, werden entsprechende Hilfen zur Verfügung gestellt.

Das Datenmodell

Das Datenmodell enthält die Haupttabelle sowie vier Tabellen mit Lookupdaten, die über je eine Verknüpfungstabelle mit der Haupttabelle verbunden werden (s. Abb. 1).

Abb. 1: Datenmodell der Leitsatzverwaltung

Abb. 2: Das Hauptformular der Leitsatzkartei

Die Musterlösung

Die digitale Verwaltung von Karteikarten wird hier anhand der Verwaltung von Leitsätzen beschrieben. Leitsätze sind kurze Zusammenfassungen von Gerichtsurteilen. Ein Eintrag in eine Leitsatzkartei enthält eine feste Menge von Informationen:

Den Leitsatz selbst, den Autor (in der Regel das für das Urteil verantwortliche Gericht), Schlagwörter, Urteilsdatum, Aktenzeichen, die Fundstellen, an denen der Volltext des Urteils einzusehen ist, sowie die Normen, auf die sich das Urteil beruft.

Das Hauptfenster der Anwendung enthält bereits alle wesentlichen Elemente zur Verwaltung der Karteikarten (s. Abb. 2).

Suchfunktion

Der obere Teil des Hauptformulars enthält die Suchfunktion. Sie ist so aufgebaut, dass der Google-gewohnte Anwender hier die gewünschten Suchbegriffe auf einfache Art und Weise eingeben kann.

Das bedeutet, dass für alle Suchkriterien entsprechende Ausdrücke eingegeben werden können. Wenn der Benutzer einfach mehrere Begriffe hintereinander eingibt, werden diese mit Oder verknüpft. Ein vorangestelltes Plus-Zeichen (+) bewirkt eine Und-Verknüpfung.

Alle Suchkriterien, die ohne Angabe eines bestimmten Feldes, das durchsucht werden soll, eingegeben werden, werden für die Suche in den beiden wichtigsten Feldern der Datenbankanwendung, den Leitsätzen selbst und den separat einzugebenden Schlagwörtern verwendet.

Die untere Zeile des Suchen-Bereichs ist für Benutzer vorgesehen, die sich noch nicht mit der Syntax der Suchkriterien angefreundet haben oder unsicher in deren Anwendung sind. Hier können alle wichtigen Elemente eines Suchkriteriums ausgewählt werden: die Art der Verknüpfung, das Kriterium selbst, der Vergleichsoperator und der Vergleichswert.

Wenn alle vier Eigenschaften des Suchkriteriums festgelegt wurden, kann der resultierende Ausdruck durch einen Mausklick auf die Schaltfläche mit dem Plus-Symbol in den Suchausdruck in der oberen Zeile übernommen werden.

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