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Störfälle verwalten

Klaus Giesen, Wuppertal

Störungen verschiedener Art sind in einem Unternehmen trotz bester Vorkehrungen leider nicht ganz zu verhindern. Ihre Behebung verlangt Übersicht und Organisation der einzelnen Schritte. Zur Erledigung dieser Aufgaben bietet sich die Verwendung einer entsprechend konzipierten Access-Datenbank an, der so genannten TroubleTicket-Verwaltung.

Aufgaben einer
TroubleTicket-Verwaltung

Die wesentlichen Aufgaben einer TroubleTicket-Verwaltung lassen sich mit den Schlagworten Organisation und Überblick zusammenfassen.

Abb. 1: Die Tabelle tblTrouble in der Entwurfsansicht

Organisation

Organisation bedeutet in diesem Zusammenhang in erster Linie die Erstellung einer Liste der nötigen Aufgaben und deren Verteilung an die entsprechenden Mitarbeiter. Dabei soll pro Aufgabe die Auswahl mehrerer Mitarbeiter möglich sein.

Überblick

Eine TroubleTicket-Verwaltung sollte einen bequemen Überblick über die folgenden Fakten bieten:

  • den Status aller Aufträge
  • die Aufgaben der einzelnen Bearbeiter
  • nicht erledigte Störfälle
  • Weiterhin sollte eine TroubleTicket-Verwaltung auch die Möglichkeit bieten, direkt E-Mail-Nachrichten zu versenden. Auf diese Weise kann nach der Aufnahme einer Störung und der Neuanlage eines TroubleTickets in der Datenbank direkt der entsprechende Mitarbeiter per E-Mail über seine neue Aufgabe informiert und die Störung damit schnellstmöglich behoben werden.

    Hinweis

    Sie finden die Musterlösung zur TroubleTicket-Verwaltung in den Versionen für Access 97 (TroubleTicket97.mdb) und Access 2000 (TroubleTicket2000.mdb) auf der CD-ROM zum aktuellen Heft im Ordner mdb bzw. Musterlösungen. (

    Datenmodell

    Die TroubleTicket-Verwaltung besteht aus den drei zentralen Tabellen tblTrouble, tblToDoListe und tblBearbeiter.

    Die Tabelle tblTrouble

    Die Tabelle tblTrouble (s. Abb. 1) dient der Erfassung der Störungen. Die Namen der Felder und eine dazugehörende Beschreibung entnehmen Sie der Tab. 1.

    Feld

    Beschreibung

    TroubleID

    Primärschlüsselfeld

    StatusID

    Fremdschlüsselfeld zur Tabelle tblStatus zum Festlegen des aktuellen Status.

    AbsenderName

    Die Person, die den Störfall gemeldet hat

    AbsenderAbteilung

    Abteilung der Person

    AbsenderDurchwahl

    Telefondurchwahl der Person

    AbsenderEmail

    E-Mail-Adresse der Person

    TroubleProblem

    Bezeichnung der Störung

    TroubleBeschreibung

    Beschreibung der Störung

    DatumAnlage

    Datum der Anlage der Störung

    DatumFaelligkeit

    Datum, bis zu dem die Störung behoben sein soll

    DatumErledigt

    Datum, an dem der gesamte Vorgang abgeschlossen wurde

    Tab. 1: Felder und Beschreibung der Tabelle tblTrouble

    Standardwert und Gültigkeitsregel

    Bei der Erfassung einer Störung kann unter Umständen der genaue Zeitpunkt der Erfassung von Bedeutung sein. Dies können Sie für das Feld DatumAnlage mit Hilfe der Eigenschaft Standardwert in der Tabelle sicherstellen.

    Mit Hilfe der Eigenschaft Gültigkeitsregel verhindern Sie, dass dort ein unsinniges Datum eingegeben wird: Das Anlagedatum kann nur das aktuelle Datum oder ein vergangenes Datum sein.

  • Aktivieren Sie im Tabellenentwurf für das Feld DatumAnlage das Register Allgemein.
  • Geben Sie in das Feld Standardwert die Funktion Jetzt() ein (s. Abb. 2).
  • Nun folgt die Erstellung der Gültigkeitsregel. Geben Sie in das Feld Gültigkeitsregel den Ausdruck <=Jetzt() ein.
  • Legen Sie abschließend noch einen passenden Wert für die Eigenschaft Gültigkeitsmeldung fest. Diese Meldung wird dann bei der Eingabe eines unpassenden Datums angezeigt (s. Abb. 3). (
  • Hinweis

    Im Gegensatz zur Funktion Datum(), die an dieser Stelle auch möglich wäre, gibt die Funktion Jetzt() zusätzlich zum Datum noch die Systemzeit zurück, wodurch der Zeitpunkt des Störfalls genauer festgehalten wird. (

    Abb. 2: Das Register Allgemein

    Abb. 3: Gültigkeitsmeldung bei einer falschen Datumseingabe

    Abb. 4: Die Tabelle tblToDoListe in der Entwurfsansicht

    Feld

    Beschreibung

    ToDoID

    Primärschlüssel

    TroubleID

    Fremdschlüsselfeld zu tblTrouble

    PrioritaetID

    Fremdschlüsselfeld zu tblPrioritaeten zum Festlegen einer Priorität

    BearbeiterID

    Fremdschlüsselfeld zu tblBearbeiter zum Festlegen des Bearbeiters

    ToDoMassnahme

    veranlasste Maßnahme zur Behebung einer Störung

    ToDoKontaktieren

    beauftragte Person

    ToDoEmailAdresse

    E-Mail-Adresse des Bearbeiters

    ToDoEmailText

    Text der E-Mail

    ToDoTelefon

    Telefonnummer des Bearbeiters

    ToDoBemerkung

    Feld für Bemerkungen

    Erledigt

    Ja/Nein-Feld zur Kennzeichnung einer abgeschlossenen Maßnahme

    Tab. 2: Felder und Beschreibung der Tabelle tblToDoListe

    Die Tabelle tblToDoListe

    Die Tabelle tblToDoListe (s. Abb. 4) speichert die einzelnen Maßnahmen zur Behebung einer Störung.

    Die Namen der Felder und die dazugehörende Beschreibung entnehmen Sie Tab. 2.

    Das Feld ToDoMassnahme ist bei dieser Musterlösung als Textfeld mit der maximalen Speicherkapazität von 255 Zeichen ausgelegt. Falls das nicht ausreichend sein sollte, können Sie den Felddatentyp problemlos in Memo ändern.

    Die Tabelle tblBearbeiter

    Die Tabelle tblBearbeiter (s. Abb. 5) dient der Zuweisung von Störungsbehebungsmaßnahmen zu den einzelnen Bearbeitern. Sie enthält neben dem Primärschlüsselfeld BearbeiterID lediglich noch die drei Felder Nachname, Vorname und Bemerkung.

    Dadurch können Sie diese Tabelle leicht den bei Ihnen vorliegenden Verhältnissen anpassen. Dazu stehen Ihnen die beiden folgenden Möglichkeiten zur Verfügung:

  • Sie erweitern die Tabelle tblBearbeiter um die benötigten Felder.
  • Sie verknüpfen eine vorliegende Mitarbeitertabelle über ein Fremdschlüsselfeld mit der Tabelle tblBearbeiter.
  • Weitere Tabellen

    Zusätzlich zu den bereits vorgestellten Tabellen finden Sie in der Beispieldatenbank noch die beiden Tabellen tblPriorität und tblStatus vor.

    Diese beiden Tabellen bestehen jeweils nur aus dem Primärschlüsselfeld und einem Textfeld zur Speicherung der Priorität bzw. des Status. Diese beiden Tabellen dienen lediglich der Zuordnung des betreffenden Attributs.

    Abb.6: Die Beziehungen der Musterlösung

    Abb. 5: Die Tabelle tblBearbeiter in der Entwurfsansicht

    Die Beziehungen

    In der Musterlösung finden Sie insgesamt vier 1:n-Beziehungen vor (s. Abb. 6).

    tblTrouble zu tblToDoListe

    Die 1:n-Beziehung zwischen diesen beiden Tabellen ermöglicht es, zu jedem Störfall mehrere Maßnahmen anzulegen.

    Beim Löschen eines Störfalls aus der Datenbank sollen auch die dazu gehörenden Maßnahmen gelöscht werden. Dazu muss im Dialogfenster Beziehungen bearbeiten das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze aktiviert sein (s. Abb. 7).

    Sie öffnen dieses Dialogfenster, indem Sie im Dialogfenster Beziehungen doppelt auf die Verknüpfungslinie zwischen diesen beiden Tabellen klicken.

    Abb. 5: Das Dialogfenster Beziehungen bearbeiten

    tblBearbeiter zu tblToDoListe

    Die 1:n-Beziehung zwischen diesen beiden Tabellen ermöglicht es, eine oder mehrere Personen gleichzeitig mit der Behebung einer Störung zu beauftragen.

    Bei dieser Beziehung darf das Kontrollkästchen Löschweitergabe an verwandte Datensätze nicht aktiviert sein. Anderenfalls kann es geschehen, dass bei einem eventuell ungewollten Löschen eines Datensatzes aus der Tabelle tblBearbeiter auch die mit dem Bearbeiter verknüpften Aufträge gelöscht werden.

    Abb. 6: Das Formular frmTrouble

    Formulare

    Die Musterlösung enthält insgesamt vier Formulare und ein reines Dialogformular, das weiter unten im Zusammenhang mit den Berichten dieser Musterlösung besprochen wird.

    Das Formular frmTrouble

    Das Formular frmTrouble (s. Abb. 8) dient gemeinsam mit dem eingebetteten Unterformular frmToDoListeSub der Erfassung und Verwaltung von Störungen. Datenherkunft des Formulars ist die Tabelle tblTrouble.

    Durch die Schaltflächen im Formularfuß fungiert das Formular frmTrouble gleichzeitig als Schaltzentrale der Anwendung.

    Das Kombinationsfeld cboStatus

    Das Kombinationsfeld cboStatus basiert auf der Tabelle tblStatus (s. Abb. 9) und dient der Auswahl eines Status. Die Verknüpfung erfolgt über das Feld StatusID.

    Bei der Erfassung einer neuen Störung ist deren Status logischerweise Offen - schließlich wurde ja noch nichts zur Behebung dieser Störung unternommen. Zur Eingabeerleichterung ist deshalb die Eigenschaft Standardwert des Kombinationsfelds auf den Wert 1 eingestellt.

    Abb. 7: Die Tabelle tblStatus

    Neue Störung erfassen

    Das Erfassen einer neuen Störung erfolgt mit Hilfe der Schaltfläche btnNeu.

    Die dabei ausgeführte Ereignisprozedur (s. Quellcode 1) legt einen neuen Datensatz an und setzt den Focus auf das Feld AbsenderName.

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