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Adressverwaltung mit Outlook-Schnittstelle

André Minhorst, Duisburg

Die Verwaltung von Adressen ist eigentlich eine triviale Angelegenheit. Entweder man arbeitet mit Outlook und speichert dort seine Adressen oder man gibt sich gar nicht erst mit dem Computer ab und verwendet das gute alte Adressbüchlein. Das stürzt wenigstens nie ab und verliert niemals Daten - schon gar nicht auf unerklärliche Weise. Leider taugt das Adressbüchlein genauso wenig als Datenherkunft für einen Serienbrief mit Word wie Outlook zur Verwaltung von Firmenkontakten mit mehreren Ansprechpartnern. Für fortgeschrittene Anforderungen muss also doch wieder eine Datenbankanwendung herhalten, wie der vorliegende Beitrag zeigt.

Adressverwaltungen gibt es wie Sand am Meer. Auch im Grundwerk zu diesem Magazin, dem Praxishandbuch Access, finden Sie eine. Es gibt aber immer Anforderungen, die Anwendungen mit Standardfunktionen nicht erfüllen können, sodass man sich selbst an die Entwicklung einer Anwendung mit den gewünschten Funktionen machen muss.

Anforderungen

Aus dem Manko von Outlook, keine relational verknüpften Daten wie Unternehmen und Ansprechpartner verwalten zu können, resultieren zwei Anforderungen:

  • Die Adressverwaltung soll Unternehmen und mehrere Ansprechpartner zu jedem Unternehmen speichern können.
  • Die Adressverwaltung soll die bestehenden Daten aus Outlook importieren und die dort vorhandenen Unternehmensdaten in das relationale Datenmodell einordnen können.
  • Hinweis

    Die Musterlösung erfüllt die Anforderungen und stellt einige weitere Funktionen zur Verfügung. Da eine Beschreibung der Erstellung der kompletten Datenbankanwendung den Rahmen des vorliegenden Beitrags sprengen würde, erfahren Sie hier, welche Funktionen die Anwendung bietet und wie einige nicht triviale Bestandteile funktionieren bzw. programmiert werden. (

    Unternehmen und Ansprechpartner

    Die Verwaltung von Adressen ist solange einfach, wie eine Adresse einem Firmennamen und/oder einer Person besteht. Projekte mit anderen Unternehmen können allerdings leicht den Kontakt zu mehr als einem Ansprechpartner in einer Firma erfordern - und spätestens dann müssen die Unternehmen einzeln verwaltet und den Personen zugeordnet werden können.

    Die vorliegende Musterlösung nähert sich dieser Problematik von zwei Seiten: Unternehmen und Personen werden in zwei separaten Tabellen gespeichert, die eine einfache Zuordnung dieser beiden Entitäten ermöglichen. Dazu enthält die Tabelle der Personen ein Feld, mit dem das entsprechende Unternehmen der Person zugeordnet werden kann.

    Dadurch können sowohl die einzelnen Unternehmen mit den jeweiligen Mitarbeitern als auch die einzelnen Personen mit dem zugeordneten Unternehmen angezeigt werden. Eine komfortable Suchfunktion liefert also beides zurück: sowohl Unternehmen als auch Personen.

    Abb. 1: Startbildschirm der Adressverwaltung

    Abb. 2: Auswahl eines Kontakte-Ordners

    Import aus Outlook

    Outlook bietet zwar die Möglichkeit, die private, geschäftliche und noch eine weitere Adresse für jeden Kontakt einzugeben. Alle Daten werden allerdings in einer Tabelle gespeichert, was für Befürworter des relationalen Datenmodells schlichtweg nicht nachvollziehbar ist.

    Wenn Sie in Outlook mehrere Kontakte eingeben, die dem gleichen Unternehmen angehören, müssen Sie die Adressdaten des Unternehmens für jeden Mitarbeiter neu eingeben.

    Die vorliegende Musterlösung bietet dennoch die Möglichkeit, die Kontaktdaten aus Outlook zu importieren und die Daten dabei dem relationalen Datenmodell der Musterlösung anzupassen.

    Hinweis

    Der Import von Outlook wird mit Outlook ab der Version 2000 unterstützt. (

    Die Musterlösung

    Die im vorliegenden Beitrag vorgestellte Musterlösung dient der Verwaltung von Kontakten zu Unternehmen und deren Mitarbeitern sowie zu Einzelpersonen.

    Sie bietet den Vorteil, dass gleichzeitig nach Unternehmen und Personen gesucht werden kann.

    Die Benutzeroberfläche stellt sich nach dem Start der Anwendung nicht gerade besonders aufregend dar: Neben dem Startbildschirm finden Sie lediglich eine neue Menüleiste vor (s. Abb. 1). Über diese Menüleiste können Sie alle Funktionen der Anwendung aufrufen oder Formulare öffnen, die die entsprechenden Funktionen bereitstellen.

    Import von
    Outlook-Kontakten

    Den Import starten Sie über den entsprechenden Eintrag des Menüs Datei. Im nun erscheinenden Dialog Kontakte von Outlook importieren gibt es drei Schritte.

    Im ersten Schritt klicken Sie auf die Schaltfläche Auswählen, um den Dialog zur Auswahl des gewünschten Kontakte-Ordners aus Outlook zu öffnen
    (s. Abb. 2).

    Nachdem Sie den Ordner ausgewählt haben, beenden Sie den Dialog mit einem Mausklick auf die Schaltfläche OK.

    Praxis-Tipp

    Diese Vorgehensweise eröffnet Ihnen die Möglichkeit, nacheinander mehrere Ordner einzulesen. Möglicherweise haben Sie ja Ihre Kontakte in mehreren Unterordnern untergebracht oder Sie möchten die Kontakte von verschiedenen .pst-Dateien in der Datenbank zusammenfas-
    sen. (

    Abb. 3: Festlegen von Import-Funktionen

    Abb. 4: Aktiver Importvorgang

    Im zweiten Schritt wählen Sie eine der drei vorhandenen Optionen für die Verarbeitung von Duplikaten aus (s. Abb. 3). Die hier genannten Möglichkeiten beziehen sich auf reine Namens-Duplikate - d. h. dass Vor- und Nachname des zu importierenden Datensatzes mit mindestens einem vorhandenen Datensatz übereinstimmen.

    Nach der Auswahl initiieren Sie mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Importieren den Importvorgang, dessen Verlauf grafisch und schriftlich verfolgt werden kann (s. Abb. 4).

    Hinweis

    Sobald einer der zu importierenden Kontakte eine E-Mail-Adresse beinhaltet, meldet sich Outlook und macht den Benutzer darauf aufmerksam, dass ein Programm auf die gespeicherten E-Mail-Adressen zugreift. Durch diese Sicherheitsmaßnahme kann die Aktivität von Viren unterbunden werden, die sich der E-Mail-Adressen von Outlook bedienen, um sich weiter zu verbreiten. Sie sollten sich daher mit dieser Meldung abfinden und keinesfalls die entsprechende Option in Outlook abschalten. (

    Bearbeiten von Stammdaten

    Die Adressverwaltung enthält Möglichkeiten zur Verwaltung aller vorkommenden Stammdaten. Dazu gehören neben den Adressen der Einzelpersonen und der Unternehmen auch die meist per Kombinationsfeld auswählbaren Informationen wie Branchen, Anreden, Positionen und Kategorien.

    Die Formulare zur Bearbeitung der Stammdaten öffnen Sie über die entsprechenden Einträge des Menüs Stammdaten (s. Abb. 5).

    Stammdaten von Personen

    Die Eingabe, die Bearbeitung und das Löschen von Personen erfolgt im Formular frmAdressen. Sie öffnen es über den Menüeintrag Stammdaten ( Personen.

    Hier können Sie die Daten einer Person eintragen sowie das Unternehmen auswählen, bei dem die Person beschäftigt ist. Außerdem finden Sie hier Gelegenheit, geschäftsspezifische Daten wie Abteilung, Position sowie die Telefonnummern und E-Mail-Adressen einzugeben (s. Abb. 6).

    Abb. 5: Öffnen eines Formulars zur Bearbeitung von Stammdaten

    Abb. 6: Verwaltung der Stammdaten einer Person

    Abb. 7: Stammdaten eines Unternehmens

    Praxis-Tipp

    Falls Sie das Unternehmen der aktuell zu bearbeitenden Person noch nicht in den Stammdaten angelegt haben, können Sie das vor der Auswahl des Unternehmens der Person erledigen. Dazu verwenden Sie den Eintrag Stammdaten/Unternehmen der Menüleiste. (

    Hinweis

    Neben den üblichen Schaltflächen zum Hinzufügen, Löschen, Speichern und Abbrechen finden Sie hier auch eine Schaltfläche mit der Bezeichnung Datenblatt. Hinter dieser Schaltfläche befindet sich noch keine Funktion. Wenn Sie möchten, können Sie ein Ihren Wünschen entsprechendes Datenblatt in Form eines Berichtes erstellen und es über diese Schaltfläche anzeigen lassen. (

    Stammdaten von
    Unternehmen

    Das Formular zur Anzeige der Stammdaten eines Unternehmens enthält neben Daten wie der Adresse und den Telefonnummern auch eine Liste der Mitarbeiter. In dieser Liste tauchen alle Mitarbeiter auf, deren Eigenschaft UnternehmenID dem hier angezeigten Unternehmen entspricht (s. Abb. 7).

    Praxis-Tipp

    Wenn Sie einen Mitarbeiter angelegt haben, aber ihm noch nicht das gewünschte Unternehmen zuordnen konnten, da Sie dieses noch nicht angelegt hatten, können Sie die Zuordnung zwischen Unternehmen und Mitarbeiter auch von dieser Stelle aus nachholen: Klicken Sie einfach auf die Schaltfläche Mitarbeiter hinzufügen und wählen Sie den gewünschten Mitarbeiter aus (s. Abb. 8). (

    Abb. 8: Auswahl eines Mitarbeiters per Filterkriterium

    Detailsuche

    Abb. 9: Suchen von Adressen per Formular

    Die Detailsuche bietet die Möglichkeit, gleichzeitig nach Unternehmens- und Personennamen zu suchen. Dazu dient das Formular aus Abb. 9, das Sie mit dem Menüeintrag Detailsuche öffnen.

    Abb. 10: Ausgabe von Adressdaten

    Zur Einschränkung der angezeigten Datensätze stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung: die Eingabe des Namens bzw. der Bezeichnung des zu suchenden Eintrags, des Ortes sowie der Objektart. Hiermit schränken Sie das Suchergebnis auf die Adressen privater und geschäftlicher Personen sowie auf die Unternehmen oder eine Kombination der drei genannten Möglichkeiten ein.

    Hinweis

    Natürlich können Sie die Suchfunktion noch erweitern - beispielsweise auf die Eingabe der PLZ, der Straße etc. Dazu müssen Sie lediglich die Eingabemaske sowie die Prozedur zur Zusammensetzung der Datensatzherkunft des Listenfeldes anpassen, wie weiter unten genauer erläutert wird. (

    Von diesem Formular aus können Sie auch eine Liste anzeigen lassen, die alle Datensätze des Suchergebnisses beinhaltet. Klicken Sie dazu einfach auf die Schaltfläche Liste anzeigen. Wie in den Office-Anwendungen von Microsoft üblich, stellt auch die hier vorgestellte Musterlösung eine Drucken-Schaltfläche in der Menüleiste sowie in der Symbolleiste zur Verfügung. Sie können den Bericht jederzeit ausdrucken, wenn dieser gerade den Fokus hat (s. Abb. 10).

    Abb. 11: Kombinationsfeld zur Auswahl der letzten zehn Einträge

    Abb. 12: Datenmodell der Adressverwaltung

    Adressen-Top-Ten

    Mit dem Kombinationsfeld in der Menüleiste können Sie die letzten zehn angezeigten Adressen auswählen und in dem jeweiligen Formular anzeigen lassen (s. Abb. 11).

    Der Inhalt des Kombinationsfeldes wird mit jedem in einem der beiden Formulare zur Anzeige der Personen und Unternehmen angezeigten Datensatz aktualisiert. Dabei wird der zuletzt angezeigte Datensatz gelöscht und der aktuelle hinzugefügt. Zusätzlich wird immer der aktuelle Datensatz im Kombinationsfeld angezeigt.

    Datenmodell der Musterlösung

    Das Datenmodell der Musterlösung besteht aus den zwei Tabellen tblPersonen und tblUnternehmen sowie einigen weiteren Tabellen wie beispielsweise tblAnreden oder tblKategorien. Letztere dienen lediglich der Speicherung von Werten, die in den beiden Haupttabellen zur Auswahl stehen sollen.

    Abb. 12 zeigt das Aussehen des Datenmodells der Adressverwaltung.

    Die geschäftlichen Kontaktdaten wie Telefon, Telefax usw. werden in der Tabelle tblAdressen und nicht in der Tabelle tblUnternehmen gespeichert. So können mehrere Ansprechpartner mit den jeweiligen Kontaktdaten zu einem Unternehmen gespeichert werden. Die Tabelle tblUnternehmen stellt ihrerseits Felder für die Speicherung der zentralen Kontaktdaten des Unternehmens zur Verfügung.

    Besonderheiten

    Wie Sie dem Datenmodell entnehmen können, ist für keine der Beziehungen referentielle Integrität festgelegt. Im zweiten Teil des Beitrags in der folgenden Ausgabe von Access im Unternehmen erfahren Sie, warum das so ist und wie die notwendigen Vorkehrungen getroffen werden, um trotzdem zu verhindern, dass z. B. Datensätze gelöscht werden, die noch mit anderen Tabellen verknüpft sind.

    Gleichzeitige
    Anzeige von Daten unterschiedlicher Herkunft

    Das Formular frmAdressenliste dient der Anzeige von Unternehmen und Mitarbeitern nach bestimmten Filterkriterien und dem Aufrufen der Detailansicht der entsprechenden Datensätze.

    Abb. 13: Die Adressenliste in der Entwurfsansicht

    Das Besondere an diesem Formular ist, dass in dem Listenfeld mit den Adressen und Unternehmen zwei unterschiedliche Kategorien von Daten angezeigt werden. Zusätzlich können Personen, die in der Datenbank mit einem Unternehmen verknüpft sind, zweimal in der Ergebnisliste angezeigt werden - einmal mit den privaten und einmal mit den geschäftlichen Kontaktdaten.

    Verschiedene Objekte
    zusammenführen

    Wenn Sie unterschiedliche Objektarten wie z. B. Personen und Unternehmen zusammenführen und wie eine Objektart behandeln möchten, müssen Sie deren Eigenschaften einander angleichen - sofern das überhaupt möglich ist. Im vorliegenden Fall funktioniert das recht gut:

    Beide haben eine Bezeichnung, die beim Unternehmen dem Namen des Unternehmens entspricht und sich bei einer Person aus dem Vor- und dem Nachnamen zusammensetzt. Die anderen Informationen, die in der Liste angezeigt werden sollen, sind für die unterschiedlichen Objektarten ohnehin gleich: Personen haben genau wie Unternehmen in der Regel eine Telefonnummer, eine Faxnummer und eine E-Mail-Adresse.

    Abb. 14: Entwurf der Abfrage zur Anpassung der persönlichen Adressdaten einer Person

    Die Zusammenführung der Daten erfolgt in zwei Schritten: Zunächst erstellen Sie drei unterschiedliche Abfragen, die jeweils die Daten einer Gruppe zusammenfassen und sie in eine einheitliche Form bringen. Das bedeutet, dass jede der drei Abfragen die gleichen Feldnamen und die gleiche Anzahl Felder anzeigen soll. Um die drei Abfragen anschließend zusammenführen zu können, sollten die Feldnamen gleicher Felder möglichst übereinstimmen.

    Feldnamen der Abfragen
    anpassen

    Abb. 14 zeigt den Entwurf der Abfrage für die persönlichen Kontakdaten einer Person. Hier sind die beiden Felder Nachname und Vorname zum Feld Bezeichnung zusammengefasst worden. Zusätzlich zu den eigentlichen Feldern der Abfrage finden Sie noch zwei weitere:

    Das Feld Typ enthält eine für den jeweiligen Typen stellvertretende Nummer und das Feld TypBezeichnung eine Bezeichnung, die später im Listenfeld den Typ der Adresse kennzeichnet.

    Abb. 15: Die Abfrage qryPersonGeschaeftlich

    SELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, 

    Telefax, Mobil, EMail, '' FROM qryPersonenGeschaeftlich

    UNION

    SELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, 

    Telefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryPersonenPrivat

    UNION 

    SELECT AdressID, Bezeichnung, Strasse, PLZ, Ort, Typ, Typbezeichnung, Telefon, 

    Telefax, Mobil, EMail, Internetadresse FROM qryUnternehmen;

    Quellcode 1

    Die Abfrage qryPersonGeschaeftlich ist genauso wie die Abfrage qryPersonPrivat aufgebaut (s. Abb. 15). Dort sind allerdings die geschäftlichen Informationen TelefonGeschaeftlich, TelefaxGeschaeftlich und EMailGeschaeftlich als Telefon, Telefax und EMail festgelegt. Außerdem hat das Feld Typ den Wert 2 und das Feld TypBezeichnung den Wert Person, geschäftlich.

    Die dritte Abfrage fasst die Unternehmen in entsprechender Weise zusammen. Das Feld Unternehmen wird unter dem Feldnamen Bezeichnung geführt und die Felder Typ und TypBezeichnung haben die Werte 3 bzw. Unternehmen.

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