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Assistenten und Add-Ins mit Access

André Minhorst, Duisburg

Assistenten sind eigentlich etwas für Anfänger. Ein Profi macht alles selbst, da er alles hundertprozentig unter Kontrolle haben möchte und die Assistenten sowieso immer viel mehr Code und andere Nebenprodukte erzeugen als alles andere. Stop! Bevor weitere Vorurteile gegen Assistenten geschürt werden, stellen Sie sich doch einmal vor, es gäbe extrem nervige und vor allem immer wiederkehrende Aufgaben, die Sie am liebsten zum Teufel jagen würden. Das kennen Sie? Und kein Assistent in der Nähe? Dann bauen Sie sich doch einfach selbst einen!

Einleitung

Assistenten sind nichts anderes als Datenbankdateien mit einem speziellen Format, die von der gewünschten Datenbank aus aufgerufen werden können.

Das spezielle Format ist im Wesentlichen durch eine besondere Tabelle und eine Funktion zum Aufruf der Funktionalität des Assistenten gekennzeichnet.

Die Tabelle beinhaltet einige Informationen, die beim Hinzufügen des Assistenten in die Registry von Windows eingetragen werden.

Die Funktion beinhaltet die Anweisungen, die zum Ausführen des Assistenten bei seinem Aufruf erforderlich sind. Dabei kann es sich um das Öffnen eines Formulars, aber auch einfach um die Abfolge einiger Anweisungen handeln.

Arten von Assistenten

Sicher sind Sie bei Ihrer alltäglichen Arbeit schon mit einer Reihe von Assistenten in Berührung gekommen. Diese Assistenten können in folgende Gruppen gegliedert werden:

  • Menü-Add-Ins
  • Formular- und Berichtsassistenten
  • Tabellen- und Abfrageassistenten
  • Steuerelement- und Eigenschaftsassistenten
  • Die folgenden Abschnitte enthalten einige Beispiele und Besonderheiten der jeweiligen Art von Assistenten.

    Menü-Add-Ins

    Der Aufruf von Menü-Add-Ins erfolgt über den Menüpunkt Extras/Add-Ins/Name des Assistenten. Dort finden Sie - je nach Access-Version - bereits einige Assistenten.

    Unter Access 97 bietet sich beispielsweise das Bild aus Abb. 1. Falls Sie diese Einträge in höheren Access-Versionen suchen sollten, versuchen Sie es besser in den anderen Untermenüs des Menüs Extras.

    Den ersten Eintrag der Add-In-Liste werden Sie später noch im Detail kennen lernen. Der Add-In-Manager dient nämlich zum Registrieren und damit zum Bereitstellen neuer Assistenten.

    Der Add-In-Manager ist in neueren Versionen von Access der einzige Eintrag unter dem Menüpunkt Extras/Add-Ins. Die anderen Add-Ins befinden sich dort in anderen Untermenüs.

    Abb. 1: Aufruf eines Menü-Add-Ins

    Alle Access-Versionen seit Access 97 haben aber gemein, dass neu hinzugefügte Menü-Add-Ins auch über das dafür vorgesehene Menü aufgerufen werden können.

    Abb. 2: Assistenten zur Erstellung von Formularen

    Abb. 3: Aufruf von Assistenten für die Erstellung neuer Tabellen

    Die Gemeinsamkeit aller Menü-Add-Ins ist, dass sie keiner der anderen Add-In-Gruppen zugeordnet werden können. Daher finden sie an dieser sehr globalen Stelle innerhalb der Menüstruktur von Access ihr Zuhause.

    Formular- und Berichtsassistenten

    Formular- und Berichtsassistenten heißen die kleinen Helfer, die dem Access-Neuling die Arbeit beim Erstellen seiner ersten Formulare und Berichte abnehmen.

    Diese Assistenten stehen im Dialog Neues Formular bzw. Neuer Bericht zur Verfügung (s. Abb. 2). Alle Einträge außer dem ersten, der die Entwurfsansicht des neuen Objekts anzeigt, dienen dem Aufruf von Assistenten für unterschiedliche Zwecke.

    Tabellen- und Abfrageassistenten

    Für Tabellen und Abfragen gilt das Gleiche wie für Formulare und Berichte: Die Assistenten, die dem Anwender bei der Erstellung von Tabellen oder Abfragen behilflich sind, werden über den Dialog zum Anlegen einer neuen Tabelle oder Abfrage aufgerufen (s. Abb. 3).

    Die hier angebotenen Assistenten dienen dem Erstellen, Importieren und Verknüpfen von Tabellen.

    Steuerelement- und Eigenschaftsassistenten

    Die Steuerelement- und Eigenschaftsassistenten finden Sie überall, wo Steuerelemente platziert oder Eigenschaften eingestellt werden können - also primär in Formularen und Berichten.

    Steuerelementassistenten

    Steuerelementassistenten sind nicht wie die anderen Assistenten über eine Liste auszuwählen. Sie können lediglich einstellen, dass beim Anlegen eines Steuerelements ein entsprechender Assistent ausgeführt wird - falls einer vorhanden ist. Um das einzustellen, klicken Sie in der Toolbox auf die Schaltfläche mit dem Zauberstab (s. Abb. 4).

    Abb. 4: Aktivierung des Steuerelementassistenten

    Abb. 5: Aufruf eines Eigenschaftsassistenten

    Wenn Sie anschließend auf eines der Steuerelemente in der Toolbox klicken, wird der entsprechende Assistent - wenn vorhanden - beim Platzieren des gewünschten Steuerelements auf dem Formular oder Bericht gestartet.

    Eigenschaftsassistenten

    Eigenschaftsassistenten sind nur für bestimmte Eigenschaften verfügbar. In der Regel handelt es sich dabei um Eigenschaften, die komplizierte Ausdrücke als Wert annehmen können. Gibt es für eine Eigenschaft einen Assistenten, erscheint bei der Aktivierung der Eigenschaft eine Schaltfläche mit drei Punkten (...) rechts neben dem Textfeld zur Eingabe des Eigenschaftswertes (s. Abb. 5).

    Beispielanwendung:
    Beschriften von Listenfeldern

    Um Sie nicht nur mit Theorie zu langweilen, steht wie üblich ein passendes Beispiel zur Verfügung.

    Dabei handelt es sich um die Datenbank, deren Entwicklung im Beitrag Listenfeldbeschriftung per Assistent der vorliegenden Ausgabe von Access im Unternehmen beschrieben wird.

    Da dieser Assistent eine speziell für Formulare vorgesehene Funktionalität enthält, wird sein Einsatz später erläutert.

    Für Beispielzwecke erstellen Sie nun eine neue Datenbank, mit der Sie alle Schritte von der jungfräulichen Datenbank bis zum einsatzbereiten Assistenten durchführen werden.

    Erstellen der Beispieldatenbank

    Die erste Beispieldatenbank soll lediglich ein Meldungsfenster mit einem beliebigen Text anzeigen, um die Funktionalität des Aufrufs des Assistenten nachzuweisen.

    Gehen Sie folgendermaßen vor, um die Beispieldatenbank zu erstellen:

  • Legen Sie eine neue Datenbank unter dem Namen Assistent.mdb an.
  • Wechseln Sie im Datenbankfenster in das Register Module.
  • Legen Sie ein neues Modul an und fügen Sie die Prozedur aus Quellcode 1 ein.
  • Speichern Sie das Modul unter dem Namen mdlAssistent. (
  • Public Function Meldungsfenster()

        MsgBox "Der Assistent lebt!"

    End Function

    Quellcode 1

    Alle weiteren Schritte von der Datenbank bis zum einsatzbereiten Assistenten finden Sie in den folgenden Kapiteln.

    Umwandeln der Datenbank in einen Assistenten

    Die Erstellung eines Assistenten aus einer herkömmlichen Datenbank erfordert einige Arbeitsschritte und das genaue Verständnis der Funktion zum Aufruf eines Assistenten.

    Sehr wichtig ist, dass Sie wissen, wie die für die Verwendung einer Datenbank als Assistent benötigten Einträge in die Registry von Windows erfolgen - ohne diese wird der Assistent sich nicht einen Millimeter bewegen.

    Assistenten und die Registry

    Zur Verwendung eines Assistenten sind einige Informationen erforderlich, die in der Registry von Windows gespeichert werden müssen. Dazu gehören die Folgenden:

  • Art des Assistenten (Add-In, Formular/Bericht, Tabelle/Abfrage, Steuerelement/Eigenschaft)
  • Bei Steuerelement- und Eigenschaftsassistenten: Einsatzort des Assistenten
  • Funktion, die bei Aktivierung des Assistenten aufgerufen werden soll
  • Das Vorbereiten eines Assistenten auf seinen Datenbankeinsatz erfordert neben dem Anlegen der Werte in der Registry das Speichern der Datenbank, die als Assistent dienen soll, in einem bestimmten Verzeichnis.

    Bei diesem Verzeichnis handelt es sich um das Verzeichnis Office (Office 97), Office\1031 (Office 2000) bzw. Office10 (Office XP), das jeweils unterhalb des Office-Installationsordners liegt.

    Praxis-Tipp

    Den Pfad zur Speicherung der Add-In-Datenbanken finden Sie ganz einfach, indem Sie im Office-Installationsordner nach der Datei Utility.mda suchen. (

    Assistent von Hand registrieren

    Theoretisch können Sie Assistenten von Hand einsatzbereit machen. Access stellt aber - wie sollte es anders sein - auch für diese Aufgabe einen Assistenten zur Verfügung. Sie ahnen es:

    Es handelt sich um den Add-In-Manager aus dem Menü Extras/Add-Ins.

    Er nimmt Ihnen aber nicht die ganze Arbeit ab. Neben der Erstellung der Funktionalität der zum Assistenten umzuwandelnden Datenbank müssen Sie auch die entsprechenden Registry-Einträge vorbereiten, indem Sie diese in eine geeignete Tabelle eintragen.

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