Duplikate in bestimmten Felder vermeiden

Gelegentlich sollen Daten in bestimmten Feldern von Tabellen nur einmal vorkommen. Das ist natürlich bei Primärschlüsseln der Fall, aber auch in Lookup-Tabellen, die lediglich zur Bereitstellung von Daten für weitere Tabellen dienen.

Index setzen

Wenn ein Feld einen Wert nur einmal in der gesamten Tabelle enthalten soll, können Sie das auf mehrere Arten sicherstellen. Sie können bei jeder Eingabe eines neuen Wertes für dieses Feld programmatisch überprüfen, ob der gewünschte Wert bereits vorhanden ist, oder sie fügen der Tabelle einen entsprechenden Index hinzu.

Die zweite Methode ist definitiv sicherer, da sie auf allen Ebenen funktioniert - von der Tabelle über Abfragen bis hin zu der Änderung von Daten via Formular oder VBA. Den Index fügen Sie folgendermaßen hinzu:

Öffnen Sie die Tabelle in der Entwurfsansicht.
Wählen Sie aus der Menüleiste den Eintrag Ansicht/Indizes aus.
Im nun erscheinenden Dialog Indizes: legen Sie einen neuen Eintrag wie in Abbildung 1 an.

Abbildung 1: Anlegen eines Index für ein bestimmtes Feld

Die Tabelle ist nun vor doppelten Werten für das gewünschte Feld geschützt. Wenn Sie nun versuchen, zweimal den gleichen Wert einzugeben, erhalten Sie eine entsprechende Meldung. Das Hinzufügen des Wertes erfolgt in keinem Fall.

Im Beitrag Fehlermeldungen bei Aktionsabfragen abfangen erfahren Sie, wie Sie die beim Einfügen eines bereits vorhandenen Datensatzes in ein Feld mit eindeutigem Index mit der Fehlermeldung umgehen können.