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Datenstze im Bericht nummerieren

Fr das Nummerieren von Datenstzen stellt Microsoft Access keine eingebaute Funktion zur Verfgung. Hier ist ein wenig Handarbeit angesagt, wie dieser Beitrag nachfolgend zeigt. Als Beispiel halten diesmal die Artikel und Kategorien der Nordwind-Datenbank her.

Beispieldatenbank

Die nachfolgenden Schritte knnen anhand der Tabellen Artikel und Kategorien sowie der Berichte rptLaufendeNummer und rptLaufendeNummerKategorie in der Beispieldatenbank AccessSQLDotNet.mdb nachvollzogen werden.

Nummern vor!

Wenn Sie dieses Beispiel komplett nachvollziehen mchten, legen Sie zunchst eine leere Datenbank an und importieren Sie die beiden Tabellen Artikel und Kategorien der Nordwind-Datenbank.

Anschlieend legen Sie einen neuen Bericht mit der Tabelle Artikel als Datenherkunft an und speichern ihn unter dem Namen rptLaufendeNummer.

Ziehen Sie dann die zwei Felder Artikel-Nr und Artikelname in den Detailbereich, fgen Sie noch ein ungebundenes Textfeld namens txtLaufendeNummer ein und kopieren Sie die jeweiligen Bezeichnungsfelder in den Seitenkopf des Berichts, so dass Sie ein Bild wie in Abbildung 1 erhalten.

Abbildung 1: Entwurfsansicht des Berichts mit laufender Nummer

Laufende Nummer fr alle

Damit das Textfeld txtLaufendeNummer ihrem Namen gerecht wird, fgen Sie dort den Wert "=1" als Steuerelementinhalt ein und setzen die Eigenschaft Laufende Summe auf den Wert ber Alles.

Wenn Sie nun in die Vorschauansicht wechseln, zeigt der Bericht die laufende Nummer an - die in diesem Fall vermutlich genau mit dem Wert des Feldes Artikel-Nr bereinstimmt.

Laufende Nummer je Kategorie

Doch was tun, wenn die Artikel nach Kategorien gruppiert und jeweils mit 1 beginnend neu durchnummeriert werden sollen?

Erzeugen Sie doch zunchst die Gruppierung, indem Sie im Dialog Gruppieren und Sortieren die Einstellungen aus Abbildung 2 vornehmen und in dem im Bericht neu erscheinenden Bereich die Bezeichnung der Kategorie unterbringen.

Abbildung 2: Einstellen der Gruppierungseigenschaften

Ein Wechsel in die Vorschauansicht offenbart zwar die gewnschte Gruppierung, aber die Nummerierung beginnt nicht bei jeder Kategorie von vorne.

Dieser Schnheitsfehler ist jedoch schnell behoben: Stellen Sie einfach die Eigenschaft Laufende Summe des Textfeldes txtLaufendeSumme auf den Wert ber Gruppe ein - schon luft's wie geplant (siehe Abbildung 3).

Abbildung 3: Kategorien mit eigener laufender Nummer

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