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Erstellen von Abfragen als Datenherkunft oder
Datensatzherkunft

Die Datenherkunft von Formularen und Berichten und die Datensatzherkunft von Kombinations- und Listenfelder kann unter Umständen mehr als eine Tabelle enthalten und schnell kompliziert werden. Im vorliegenden Beitrag erfahren Sie, wie Sie schnell eine entsprechende Datenquelle erstellen. Dabei geben Sie entweder direkt einen geeigneten Ausdruck für die Eigenschaft Datenherkunft bzw. Datensatzherkunft im Eigenschaftsfenster an oder verwenden die Abfrage-Entwurfsansicht.

Hinweis

Die Datenquelle von Formularen und Berichten heißt Datenherkunft, während bei Steuerelementen wie Kombinations- und Listenfeldern von Datensatzherkunft gesprochen wird. Im Folgenden soll zusammenfassend der Begriff Datenherkunft verwendet werden.

Kurz und bündig

Für die Zuweisung einer Datenherkunft an ein Objekt gibt es zwei mögliche Ansätze: entweder es gibt bereits eine fertige Datenherkunft in Form einer Tabelle, einer gespeicherten Abfrage oder eines SQL-Ausdrucks oder die Datenherkunft muss noch erstellt werden.

Mit den folgenden vier Schritten dringen Sie zunächst einmal zu der gewünschten Eigenschaft vor:

  1. Öffnen Sie das Formular oder den Bericht, für das eine Datenherkunft angelegt werden soll oder in dem sich das betreffende Steuerelement  befindet, in der Entwurfsansicht.
  2. Falls das Eigenschaftsfenster nicht angezeigt wird, öffnen Sie es mit dem Menübefehl Ansicht/Eigenschaften.
  3. Aktivieren Sie das gewünschte Objekt oder Steuerelement, um seine Eigenschaften im Eigenschaftsfenster anzuzeigen.
  4. Wechseln Sie in das Register Daten des Eigenschaftsfensters.

Anschließend müssen Sie entscheiden, ob Sie eine fertige Tabelle, eine Abfrage oder eine SQL-Anweisung als Datenherkunft verwenden möchten oder ob Sie die Datenherkunft neu erstellen möchten.

Verwenden einer fertigen Tabelle oder Abfrage als Datenherkunft

Wenn die gewünschte Tabelle oder Abfrage bereits in der Datenbank gespeichert ist, haben Sie leichtes Spiel.

Abbildung 1: Auswählen einer Tabelle oder Abfrage als Datenherkunft

Klicken Sie einfach in das Textfeld zur Angabe der Datenherkunft und öffnen Sie die Liste der verfügbaren Tabellen und Abfragen mit einem Mausklick auf die Schaltfläche mit dem Pfeil nach unten (s. Abbildung 1).

Anschließend wählen Sie die gewünschte Tabelle oder Abfrage aus der Liste aus. Nach der Auswahl enthält die Eigenschaft den Namen des ausgewählten Objektes.

Einsetzen eines SQL-Ausdrucks als Datenherkunft

Falls Sie einen fertigen SQL-Ausdruck als Datenherkunft verwenden möchten, können Sie diesen einfach in das Textfeld der Eigenschaft Datenherkunft eintragen. Das kann z. B. der Fall sein, wenn Sie einen SQL-Ausdruck aus einem Beitrag übernehmen möchten.

Praxis-Tipp

Falls Ihnen das Textfeld für die Eingabe zu klein ist und auch das Verbreitern des Eigenschafts-fensters keine Abhilfe schafft, können Sie den gewünschten Ausdruck mit der Tastenkombination Shift + F2 im Zoom-Fenster anzeigen (siehe Abbildung 2). Natürlich können Sie so auch bereits vorhandene Texte bearbeiten. Übrigens: Die Schriftart lässt sich erst ab Access 2000 einstellen.

Abbildung 2: Eingabe der Datenherkunft im Zoom-Fenster

Eingabe der Datenherkunft über den Abfrage-Editor

Wenn Sie eine neue Abfrage als Datenherkunft erstellen möchten, fahren Sie nach den oben genannten Schritten folgendermaßen fort:

Klicken Sie auf die Schaltfläche mit den drei Punkten, die neben dem Textfeld erscheint (siehe Abbildung 1).

Es erscheinen der Abfrage-Editor und das Fenster Tabelle anzeigen (siehe Abbildung 3). Von diesem Fenster aus können Sie nun die gewünschten Tabellen in den oberen Bereich des Abfrage-Editors ziehen - noch schneller geht es allerdings mit einem Doppelklick auf den gewünschten Eintrag.

Abbildung 3: Das Fenster zur Auswahl der gewünschten Tabellen

Nach dem Schließen des Fensters Tabelle anzeigen durch einen Mausklick auf die entsprechende Schaltfläche können Sie die gewünschte Abfrage im Abfrage-Editor erstellen.

Dabei können Sie auf den vollen Funktionsumfang des Abfrage-Editors zugreifen, den Access Ihnen auch beim Erstellen einer neuen Abfrage über das Datenbankfenster zur Verfügung stellt.

Nachdem Sie die Abfrage entsprechend Ihren Wünschen erstellt haben (z. B. wie in Abbildung 4), können Sie den Abfrage-Editor schließen. Der SQL-Ausdruck, der hinter der Abfrage liegt, wird nun in das Textfeld Datenherkunft bzw. Datensatzherkunft übernommen. Eine Ausnahme gibt es nur, wenn Sie die Abfrage - wie weiter unten beschrieben - speichern. Dann erscheint der Name der gespeicherten Abfrage als Wert der Eigenschaft.

Abbildung 4: Erstellung einer Abfrage im Abfrage-Editor

Weitere Details

Es gibt noch einige Details, die Ihnen bei der Erstellung von Datenherkünften hilfreich sein können.

Speichern der erstellten Abfrage

In vielen Fällen kann das Speichern der erstellten Abfrage hilfreich sein. So stellen Sie beispielswei-se sicher, dass die Abfrage auch als Datenherkunft für andere Objekte oder Steuerelemente zur Verfügung steht.

Manchmal zeigen Formulare, Berichte sowie Kombinations- und Listenfelder auch nicht die Daten an, die sie eigentlich anzeigen sollen - in dem Fall können Sie einfach die zugrunde liegende Abfrage separat öffnen und damit überprüfen, ob der Fehler in der Abfrage liegt.

Besonderheit bei Listen- und Kombinationsfeldern

Im Gegensatz zu Berichten und Formularen müs-sen Sie bei Listen- und Kombinationsfeldern auf jeden Fall die Eigenschaft Herkunftstyp auf den Wert Tabelle/Abfrage einstellen, wenn Sie eine solche als Datenherkunft verwenden möchten.

Testen der Datenherkunft

Wenn Sie die Datenherkunft mit dem Abfrage-Editor erstellen, können Sie diese auch direkt während der Erstellung testen.

Dazu verwenden Sie den Menübefehl Ansicht/Datenblattansicht. Das funktioniert allerdings nicht immer: Wenn die Abfrage Parameter enthält, die auf Steuerelemente von Objekten ver-weisen, die derzeit geschlossen oder in der Entwurfsansicht geöffnet sind, zeigt die Datenblattansicht keine Datensätze an.

Verwenden der SQL-Ansicht

Manche Situationen erfordern den Einsatz der SQL-Ansicht. Sie können diese Ansicht für beliebige Abfragen aktivieren, die Sie im Abfrage-Editor erstellt haben - und noch mehr.

Sie wechseln vom Abfrageentwurf in die SQL-Ansicht, indem Sie den Menübefehl Ansicht/SQL-Ansicht auswählen (siehe Abbildung 5).

Abbildung 5: Eine Abfrage in der SQL-Ansicht

Es gibt einige Abfragen, die Sie nicht vollständig mit dem Abfrage-Editor selbst erstellen können: beispielsweise, wenn Sie eine UNION-Abfrage erstellen möchten.

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