Berichtssummen im Seitenfuß

Die Erstellung von Rechnungen erfolgt in den meisten Fällen so, dass die Rechnungssumme direkt unterhalb der einzelnen Rechnungspositionen angezeigt wird. Es kann aber unter Umständen übersichtlicher sein, wenn diese Daten unten auf der Seite angezeigt werden. Und dass funktioniert am zuverlässigsten, wenn die erforderlichen Daten sich im Seitenfuß befinden.

Beispieldatenbank

Als Beispieldatenbank wird die Nordwinddatenbank verwendet. Sie können die Beispiel für Access 2000 und höher als Zip-Datei hier herunterladen.

Vom Gruppenfuß zum Seitenfuß

Um die Daten vom Gruppenfuß in den Seitenfuß zu transportieren, benötigen Sie zunächst entsprechende Steuerelemente im Seitenfuß. Wenn Sie die Steuerelement im Gruppenfuß bereits angelegt haben, kopieren Sie diese einfach in den Seitenfuß. Benennen Sie die Steuerelemente nach Ihren eigenen Wünschen, zum Beispiel, indem Sie die Originalnamen übernehmen und ein bestimmtes Präfix voranstellen.

Anschließend stellen Sie die Eigenschaft Sichtbar der Steuerelemente im Gruppenfuß auf Nein ein.

VBA hilft weiter

Der Rest erfolgt mit Hilfe von VBA:

Zunächst deklarieren Sie eine entsprechende Anzahl Variablen im Klassenmodul des Berichts. Im Falle des Berichts Rechnungen der Nordwinddatenbank sieht das folgendermaßen aus:

Dim curFrachtkosten As Currency

Dim curRechnungssumme As Currency

Dim curRechnungszwischensumme As Currency

Dim bolGruppenfuss As Boolean

Beim Formatieren des Gruppenfußes füllen Sie diese Variablen mit den entsprechenden Werten der ursprünglich verwendeten Steuerelemente. Außerdem wird die Boolean-Variable bolGruppenfuss auf den Wert True gesetzt, damit der Seitenfuß später weiß, dass es einen Gruppenfuß mit Rechnungsinformationen gibt und diese im Seitenfuß angezeigt werden sollen:

Private Sub Gruppenfußbereich3_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer

curFrachtkosten = Me.Frachtkosten

curRechnungssumme = Me.Rechnungssumme

curRechnungszwischensumme = Me.Rechnungszwischensumme

bolGruppenfuss = True

End Sub

Schließlich werden die Werte beim Formatieren des Seitenfußes in die dortigen Steuerelemente eingelesen:

Private Sub Seitenfußbereich_Format(Cancel As Integer, FormatCount As Integer)

If bolGruppenfuss = True Then

Me.txtFrachtkosten.Visible = True

Me.txtRechnungssumme.Visible = True

Me.txtRechnungszwischensumme.Visible = True

Me.txtFrachtkosten = curFrachtkosten

Me.txtRechnungssumme = curRechnungssumme

Me.txtRechnungszwischensumme = curRechnungszwischensumme

Me.Linie83.Visible = True

Me.Linie84.Visible = True

Me.Linie85.Visible = True

Else

Me.txtFrachtkosten.Visible = False

Me.txtRechnungssumme.Visible = False

Me.txtRechnungszwischensumme.Visible = False

Me.Linie83.Visible = False

Me.Linie84.Visible = False

Me.Linie85.Visible = False

End If

bolGruppenfuss = False

End Sub

Dabei wird zunächst überprüft, ob die Variable bolGruppenfuss den Wert True hat. In dem Fall werden die Werte der Variablen in die Steuerelemente geschrieben und die Steuerelemente sichtbar gemacht. Im anderen Fall werden die Steuerelemente lediglich unsichtbar gemacht.